Обмен электронными документами при удаленной работе

Перевод сотрудников на удаленку уже перестал вызывать вопросы у большинства компаний. Отмечают, что кроме оптимизации расходов удаленка положительно влияет на эффективность работы сотрудников. Это может означать, что тренд перехода на удаленку будет сохранен и укреплен в будущем.

При выборе удаленного формата работы важно уделить особое внимание процессу документального взаимодействия между сотрудниками и организацией. Необходимо средство, позволяющее автоматизировать внутренние процессы компании с сохранением ответственности ее участников.

Среди прочих, решение КриптоАРМ Документы для 1C-Битрикс “Корпоративный портал” позволяет обеспечить организацию процесса работы с внутренними документами. Модуль дает возможность создавать произвольные бизнес-процессы и подписывать документы участвующие в них.

К примеру, приведем ряд бизнес-процессов, в которых возможно применение электронной подписи:

• Прием на работу нового сотрудника.
• Увольнение сотрудника.
• Заявления на отпуск, командировку и больничный.
• Ознакомление сотрудников с нововведениями и приказами.
• Согласование и утверждение документов различными отделами.

“КриптоАРМ. Документы” позволяет:

• активировать бизнес-процессы при загрузке документов на портал
• требовать подпись документа отдельным сотрудником или несколькими
• обеспечить уведомление об изменении стадий выполнения бизнес-процесса
• применять готовые шаблоны бизнес-процессов

Юридическая значимость электронного документа

Согласно ч.1 ст. 6 63-ФЗ усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, таким образом при использовании УКЭП документы будут иметь юридическую силу. Для обмена документацией в электронном виде работнику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), работодателю – УКЭП.

Требования к рабочему месту

Применение модуля для CMS 1С-Битрикс КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал требует на рабочем месте пользователя наличие программ: СКЗИ КриптоПро CSP и КриптоАРМ ГОСТ, а также сертификата электронной подписи. Сертификат электронной подписи можно использовать не только на ПК, но и на планшете или смартфоне.