Электронная подпись медицинских документов по Приказу Минздрава № 209н

С 1 сентября 2026 года медицинские организации работают по новому порядку ведения документации в электронной форме. Для тех, кто подписывает медицинские документы, важно учитывать не только саму электронную подпись, но и её отображение на странице файла PDF.

Разберём требования и на примере покажем, как подготовить и подписать медицинский документ в КриптоАРМ.

Что требует Приказ № 209н от электронной медицинской документации

Новый порядок утверждён Приказом Минздрава России от 25 марта 2026 года № 209н. Он пришёл на смену порядку, установленному Приказом № 947н, и изменил требования к содержанию штампа об электронной подписи.

Для работы с электронными медицинскими документами важно учитывать несколько правил.

В предусмотренных порядком случаях документ подписывает УКЭП медицинского или фармацевтического работника, который его сформировал. Если в создании документа участвуют несколько специалистов, свои подписи ставят все предусмотренные участники. Если бумажный аналог документа заверяется печатью организации, электронная версия дополнительно подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного им лица. Для отдельных электронных медицинских записей действуют специальные правила.

Результат подписания формируется в формате CMS.

Ещё одно требование относится к изображению самого документа. В нём должна присутствовать визуальная информация о том, что файл подписан электронной подписью.

В верхней части такой отметки размещается обязательный текст:

«ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ»

Ниже указываются сведения о сертификате и его владельце: номер сертификата, данные владельца и период его действия.

Таким образом, требования к подписанному документу относятся как к электронной подписи, так и к её визуальному представлению. Отметим, все эти требования уже учтены в КриптоАРМ Подпись и шифрование.

Как должна выглядеть отметка

Для пользователя отметка выглядит как небольшой информационный блок на странице PDF. Например:

ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат: № XXXXXXXX
Владелец: Иванов И. И.
Действителен: с XX.XX.XXXX по XX.XX.XXXX

Приказ № 209н определяет и расположение этих элементов: обязательная надпись находится сверху, а сведения о сертификате размещаются ниже отдельными строками.

Важно не путать этот блок с самой электронной подписью. Штамп является её визуальным представлением. Криптографические данные находятся в подписанном файле и именно они позволяют проверить подлинность подписи и целостность документа.

Поэтому наличие красивого штампа само по себе не подтверждает, что файл подписан. Проверять нужно именно электронную подпись.

Подробнее о разнице между визуализацией и встроенной подписью рассказали в статье «PAdES и визуализация электронной подписи: в чём разница».

Что проверить в клинике

Если организация уже использует электронный документооборот, перед внедрением нового порядка не обязательно менять всё сразу. Начать можно с проверки конкретного рабочего сценария.

Возьмите типовой документ и пройдите его от создания до проверки готового файла:

1. сформируйте PDF;
2. подпишите его сертификатом сотрудника;
3. убедитесь, что результат создаётся в нужном формате;
4. проверьте внешний вид отметки;
5. выполните проверку подписи.

Отдельно стоит проверить используемые сертификаты и убедиться, что программное обеспечение корректно работает с ними.

Такой тест позволяет обнаружить проблемы ещё до того, как новый формат работы будет распространён на все подразделения. Вы можете бесплатно скачать приложение КриптоАРМ и проверить готовность. А после того, как убедитесь в корректности реализации и удобстве работы, приобретите лицензию.

Как подписать электронный медицинский документ в PDF формате

В КриптоАРМ Подпись и шифрование эту операцию можно выполнить в несколько простых шагов.

Откройте документ

Загрузите в программу файл, который необходимо подписать, и нажмите Далее.

Выберите сертификат

Укажите сертификат медицинского работника, который должен поставить подпись.

Если документ требует нескольких подписей, операция выполняется для каждого предусмотренного подписанта.

Разместите отметку

Выберите свободное место на странице для штампа.

При этом учитывайте содержание документа. Отметка не должна закрывать результаты исследований, таблицы, текст или другие важные сведения.

Настройте штамп

Задайте размер и содержание информационного блока.

Для медицинской документации в нём должна присутствовать обязательная формулировка, а также сведения о сертификате и его владельце.

Перед сохранением настройки проверьте, что весь текст помещается в выбранную область и остаётся читаемым.

Выполните подписание

После настройки запустите операцию подписания.

В результате получится PDF с электронной подписью и копия с отображаемой на странице информацией об ЭП.

Для ускорения всех следующих подписаний сохраните настройки в профиле, чтобы не настраивать их повторно.

Как подобрать размер и место для штампа

Универсального положения для всех медицинских документов нет. На одной странице свободным может оказаться нижний угол, на другой — боковая часть листа. Поэтому при подготовке шаблона ориентируйтесь прежде всего на содержимое конкретного документа.

Хороший вариант — оставить под штамп отдельную свободную область. Тогда при добавлении подписи не придётся уменьшать шрифт или закрывать часть текста.

Проверьте также:

• читается ли обязательная надпись;
• полностью ли отображается информация о сертификате;
• помещаются ли даты;
• не выходит ли блок за границы страницы;
• не закрывает ли он содержимое PDF.

Для документов одного типа можно заранее подготовить подходящий шаблон и использовать его повторно.

Как проверить готовый PDF

После подписания проверьте электронную подпись. Средство проверки должно определить сертификат подписанта и подтвердить корректность подписи. Затем откройте файл с визуализацией ЭП (штампом) и проверьте его визуально. Убедитесь, что документ выглядит так же, как до подписания, а добавленный блок находится в выбранном месте и содержит всю необходимую информацию.

Такой порядок проверки позволяет не смешивать две разные задачи: контроль внешнего вида документа и контроль самой подписи.

Итого: что получает медицинская организация

Для медицинского сотрудника PDF остаётся привычным документом с понятной отметкой на странице. При этом дополнительно формируется электронная подпись, которую можно проверить средствами криптографического ПО.

КриптоАРМ Подпись и шифрование позволяет подписывать PDF электронной подписью и настраивать её визуальное отображение по требованиям Минздрава. Дополнительно на рабочем месте понадобятся СКЗИ КриптоПро CSP и сертификат УКЭП медицинского работника.