Как обменяться электронными актами сверок с контрагентом, не подключённым к ЭДО — без потери юридической силы

Анастасия Митина · 12 фев 2026 ·

408 ·

Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором две стороны фиксируют, кто кому и сколько должен на определённую дату. Здесь отражаются все операции: оплаты, выставленные счета, отгруженные товары, оказанные услуги. Акт сверки не относится к первичным документам и не заменяет накладную или акт выполненных работ. Но именно он позволяет систематизировать поток данных, выявить расхождения и, что самое важное, зафиксировать согласованную задолженность.

Когда и за какой период сверяться

Бухгалтерия формирует акт сверки, исходя из потребностей учёта и внешних требований. Чаще всего перед составлением годовой отчётности. Именно тогда закон обязывает организации проводить инвентаризацию всех активов и обязательств. Но это не означает, что сверку нужно ждать до декабря. Многие компании делают её ежеквартально, чтобы не накапливать ошибки и не сталкиваться с крупными разногласиями в конце года.

Основой для заполнения акта служат первичные документы: накладные, акты, счета-фактуры. Берётся каждая операция, которая отражена в учёте, и выстраивается таблица: дата, номер документа, сумма, остаток. Эта таблица отправляется контрагенту. После того как обе стороны поставили свои подписи, задолженность считается официально подтверждённой.

Что должно быть в электронном акте сверки

ФНС России чётко регламентировала формат электронных актов сверки. Документ должен:

быть представлен в формате XML — это стандарт, обеспечивающий совместимость;
содержать полный перечень операций, известных обеим сторонам, с разбивкой по датам и суммам;
быть подписан электронной подписью обеих сторон — без этого он не имеет юридической силы.

Требования распространяются на акты, которые запрашивают у налогового органа. Контрагенты вправе обмениваться файлами формата PDF.

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу с подписью. Использование УКЭП не требует заключения дополнительного соглашения об ЭДО между сторонами.

Как подписать акт, если контрагент не в ЭДО

Здесь возникает распространённая проблема: многие малые компании и ИП не подключены к операторам электронного документооборота. Но это не означает, что электронный акт должен быть «неподписанным» или «на бумажке».

В КриптоАРМ можно подписывать документы электронной подписью, а также:

шифровать файлы, содержащие персональные данные или коммерческую тайну;
добавлять встроенную электронную подпись в PDF с печатью и штампом;
отправлять зашифрованные письма с документами;
запрашивать сертификаты ЭП, в том числе даже для сайтов от НУЦ Минцифры.

Для подписания электронного акта сверки в КриптоАРМ вам понадобится критопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP и сертификат УКЭП.

Если подпись ставит не директор, а уполномоченный сотрудник — потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Подробнее в статье «Как подписать документ и приложить МЧД в КриптоАРМ».

Как подписать акт сверки в КриптоАРМ

В разделе Документы выберите мастер Подпись и шифрование.
Загрузите файл акта сверки в формате PDF.
В правом меню выберите операцию Подписать и укажите сертификат УКЭП организации.
Подпишите документ — он автоматически сохранится в той же папке, что и исходный файл.

После этого вы можете отправить документ по электронной почте прямо из КриптоАРМ — добавьте почтовый аккаунт.

Как подписывает контрагент

Подпись бывает присоединённая и отсоединённая. В КриптоАРМ по умолчанию используется присоединённая. В таком случае контрагент загружает подписанный PDF-файл и подписывает его так же, как вы.

Если же вы использовали отсоединённую подпись (отдельный файл подписи формата SIG), то контрагент должен загрузить именно этот SIG-файл — и уже его подписать.

Важно! Если после подписания вы или ваш контрагент внесли изменения в исходный файл, то подписывать следует новую версию акта.