Электронное подписание проектной документации всеми лицами: как организовать и обеспечить юридическую силу

Бумажные согласования проектной документации уходят в прошлое. В статье расскажем, как выстроить процесс электронного подписания проектной документации для всех участников: от разработчиков до главного инженера и заказчика, — и гарантировать юридическую значимость каждого документа.

Проектная документация — это полный набор материалов по проекту здания: чертежи, описания, 3D‑модели и другие документы. В них подробно расписаны все важные решения — от внешнего вида и планировки до конструкции и инженерных коммуникаций. Такая документация нужна, чтобы построить новое здание, обновить старое или провести его капитальный ремонт.

Основная цель разработки — подтвердить надёжность и безопасность проектируемого объекта, успешно пройти процедуры согласования и получить официальные разрешения на проведение строительных или иных работ. Кроме того, корректно оформленная документация позволяет заранее исключить основания для претензий к застройщику со стороны контролирующих органов или иных заинтересованных сторон.

Согласно ст. 49 Градостроительного кодекса РФ заказчик обязан направить проектную документацию на экспертизу для проверки требованиям технических регламентов, санитарно-эпидемиологическим требованиям, требованиям в области охраны окружающей среды и другим.

Все документы подаются в электронной форме — в виде файлов соответствующих форматов, подписанных сертификатом УКЭП. Использование сканов и информационно-удостоверяющих листов (ИУЛ) не допускается.

Требования к структуре и содержанию установлены Постановлением Правительства РФ от 16.02.2008 № 87, а также ГОСТ Р 21.101-2026 (действует с 01 апреля 2026 года взамен ГОСТ Р 21.101-2020).

Согласно Письму Минстроя от 30.01.2026 № 4420-КМ/14 проектная документация принимается на экспертизу, если присутствуют электронные подписи всех лиц, участвовавших в её разработке, осуществлении нормоконтроля и согласования.

Другими словами, с 01 марта 2026 года главный инженер проекта, нормоконтролёр, технолог, директор проектной организации, а также застройщик (заказчик) обязаны подписать файлы проектной документации своими сертификатами УКЭП перед подачей в Главгосэкспертизу.

Чаще всего количество участвующих лиц достаточно велико для ручного контроля и проверки статуса подписей. Поэтому предлагаем воспользоваться возможностями решения КриптоАРМ Документы.

КриптоАРМ Документы — корпоративная платформа для создания электронного документооборота на собственных серверах компании.

Ознакомьтесь с видеообзором возможностей КриптоАРМ Документов.

Функциональные возможности КриптоАРМ Документов

• Хранение электронных документов — создание папок, загрузка файлов и поиск.
• Контроль доступа — создание групп для совместного документа и подписания, распределение прав, настройка уведомлений.
• Работа с электронной подписью — подписание документов, визуализация подписи, автоматическая проверка подписи.
• Шифрование файлов — защита конфиденциальной информации при обмене и хранении.
• Информирование участников об изменениях.

Требуемое ПО

Для подписания проектной документации всеми участниками следует установить и настроить КриптоАРМ Документы, а также СКЗИ КриптоПро CSP на сервере и провайдер идентификации с технологией единого входа (Single Sign-On, SSO), например КриптоАРМ ID, в информационной системе компании.

Каждый подписант на своих рабочих местах устанавливает:

• сертификат УКЭП;
• СКЗИ КриптоПро CSP;
• КриптоАРМ.

Процесс подписания проектной документации электронной подписью с помощью КриптоАРМ Документов

Шаг 1. Подготовительный этап

1. В КриптоАРМ Документах создайте проектную группу и пригласите участников по e-mail.
2. Создайте папку и загрузите все необходимые файлы.
3. При необходимости, настройте права доступа и порядок подписания для каждого файла.

Шаг 2. Подписание участниками

1. В КриптоАРМ Документах разработчик проектной документации выбирает файлы для подписания.
2. В открывшейся программе КриптоАРМ он подписывает документы своим сертификатом. Подробная инструкция.
3. Файлы подписи автоматически загружаются в систему.
4. Следующий участник процесса получает письмо со ссылкой и подписывает документы в КриптоАРМ.
5. Процесс повторяется до последнего лица, обязанного подписать проектную документацию.

Шаг 3. Проверка и подготовка к подаче в Главгосэкспертизу

Главный инженер проекта или директор проектной организации отслеживает подписание всеми участниками. Когда процесс завершится, он:

1. проверяет действительность электронных подписей, загруженных в систему;
2. скачивает все файлы подписей;
3. подаёт проектную документацию в Главгосэкспертизу, загружая документы и все файлы подписи.

Заключение

Таким образом, цифровизация строительной отрасли — ожидаемый и необратимый процесс. Переход на электронный документооборот с УКЭП сокращает сроки согласования проектной документации и повышает прозрачность ответственности всех участников процесса.

С помощью КриптоАРМ Документов проектные организации автоматизируют процессы подписания проектной документации и снижают время на проверку статусов подписей перед подачей документов в Главгосэкспертизу.

Если вы заинтересовались возможностями данного решения, пишите на support@trusted.ru — специалисты компании «Цифровые технологии» проведут демонстрацию и проконсультируют.