КЭП директора на смартфоне: какие документы можно подписать и как это сделать

Электронная подпись стала неотъемлемой частью деловой среды. Договоры, акты, отчёты и иная информация подписывается в электронном виде сертификатом квалифицированной электронной подписи генерального директора или индивидуального предпринимателя. Однако бывают ситуации, когда директор и бухгалтер, подготавливающий документы, территориально удалены друг от друга. Это может быть командировка директора или выполнение бухгалтерских услуг сторонней компанией или специалистом, не включённым в рабочий штат компании. В таком случае можно воспользоваться современными решениями в области электронного документооборота и подписать файлы на смартфоне.

Какие документы готовит бухгалтер на аутсорсе

Бухгалтер, будучи на аутсорсе, подготавливает те же документы, что и бухгалтер в штате, а именно:

• первичные документы;
• бухгалтерская отчётность;
• отчётность в налоговую инспекцию;
• кассовые документы;
• договоры с поставщиками, клиентами, контрагентами;
• иная документация.

Бухгалтер может готовить документы не только финансового, но и кадрового характера: трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы, штатное расписание, табели учёта рабочего времени, графики отпусков, внутренние регламенты и иные локальные акты.

Объём документов, которые готовит бухгалтер и подписывает генеральный директор, немал. Однако можно воспользоваться современными решениями в области подписи документов на мобильных устройствах и облегчить процесс утверждения и подписания электронных документов.

Преимущества использования квалифицированной электронной подписи на мобильном устройстве

• Удобство — смартфон или планшет всегда с директором, что позволяет ему подписывать документы, не встречаясь с бухгалтером лично.
• Гибкость — электронные документы подписываются в любое время и в любом месте, где есть Интернет.
• Безопасность — сертификаты электронной подписи хранятся на специальных защищённых носителях (USB-токенах и смарт-картах), которые не передаются третьим лицам (сотрудникам или бухгалтеру на аутсорсе).
• Экономичность — при использовании электронного документооборота нет необходимости в распечатке, сканировании и отправке оригиналов почтой или курьером.
• Скорость — электронные документы доставляются участнику электронного взаимодействия в течение нескольких секунд после отправки.
• Законность — согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.08.2023) электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанных собственноручно. При этом не установлено ограничений по видам устройств (десктоп или смартфон), на которых возможно подписание электронных документов.

Как подписать электронный документ на смартфоне

Для того чтобы подписать электронный документ на мобильном устройстве, необходимо установить приложение для подписи файлов, например КриптоАРМ ГОСТ 3, и иметь на руках защищённый носитель с сертификатом квалифицированной электронной подписи, например смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC, которая позволяет подписывать электронные документы на мобильных устройствах Android и iOS (в том числе на iPad, подробнее об этом см. статью «Как на iPad подписать документ с КриптоАРМ ГОСТ»).

При использовании КриптоАРМ ГОСТ 3 на телефоне нужно скачать присланные бухгалтером документы на смартфон и подключить к нему защищённый носитель.

Подробнее о том, как подписать электронный документ в КриптоАРМ ГОСТ 3 на смартфоне см. видеоинструкцию на нашем YouTube-канале.

О КриптоАРМ ГОСТ 3

КриптоАРМ ГОСТ 3 — мобильное приложение для подписи и шифрования файлов. В приложении реализована поддержка российских криптографических стандартов (в том числе ГОСТ Р 34.10-2012) посредством использования криптопровайдера КриптоПро CSP, а также поддержка работы с ключевыми носителями линейки Рутокен.

КриптоАРМ ГОСТ 3 представлен для мобильных операционных систем Android и iOS, а также для российской операционной системы Aurora 4.0 (подробнее о возможностях мобильной версии приложения для подписи документов см. «КриптоАРМ ГОСТ 3 для мобильных устройств», «КриптоАРМ ГОСТ работает на ОС Аврора 4.0»).

С помощью приложения можно:

• подписывать документы;
• проверять действительность электронной подписи;
• шифровать файлы;
• расшифровывать файлы;
• сохранять файлы в специальное хранилище (Архив);
• устанавливать сертификаты электронной подписи различными способами (с помощью QR-кода, импорта из файла, с защищённых носителей);
• создавать запросы на сертификат;
• создавать самоподписанные сертификаты.

Использование КриптоАРМ ГОСТ 3 на телефоне позволяет быстро и безопасно подписать и отправить электронные документы по электронной почте или в мессенджере участнику электронного взаимодействия.

Заключение

На сегодняшний день обмен файлами и электронными документами прочно вошёл в жизнь компаний. Использование современных решений для подписи электронных документов на смартфоне позволяет соблюсти требования законодательства к личности подписанта, виду электронной подписи, срокам подачи документов и т. д. С помощью КриптоАРМ ГОСТ 3 можно подписывать и шифровать электронные документы и работать с ключевыми носителями линейки Рутокен на мобильных операционных системах, получая и отправляя подписанные документы по Интернету.

Полезные ссылки

Инструкции по работе с КриптоАРМ ГОСТ 3 находятся на портале документации для Android и iOS.

Скачать КриптоАРМ ГОСТ 3 для мобильных ОС можно со следующих маркетплейсов мобильных приложений: Google Play, AppGallery, RuStore, App Store.