Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Андрей Селедкин · 16 окт 2020 · 2482 · Поделиться

Обеспечение юридической значимости документов на сайте

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.

1.Проблема признания

Рассмотрим типичный кейс. Компания занимается бизнесом. У компании есть сотрудники, находящиеся в разных городах:

  • сотрудники, работающие в филиалах компании
  • удаленные сотрудники, работающие из своего дома
  • фрилансеры, работающие по разовым договорам

Взаимодействие этих сотрудников надо как-то организовать. Для этого компания создает и запускает корпоративный веб-портал, где сотрудники обмениваются идеями, задачами и документами.

И на этом этапе у большинства компаний возникает проблема, которую важно правильно решить. А именно, какие условия необходимо создать для признания юридической значимости электронных документов, которые создают либо получают удаленные сотрудники. Проблема в том, что независимо от того насколько защищена ИТ-инфраструктура организации, сотрудник отправивший документ, в любой момент может отказаться от него.

2.Электронная подпись

Самым правильным решением проблемы признания юридической значимости электронных документов является использование электронной подписи. ФЗ-63 “Об электронной подписи” описывает 3 вида электронной подписи.

  • Простая
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись

Применение любой из них для электронных документов будет иметь юридическую силу. Правда, в случаях с простой и неквалифицированной подписью крайне важно предварительно заключить письменное соглашение между сторонами. В этом соглашении утверждаются условия обмена документами и факт их взаимного признания сторонами.

Пункт 1 статьи 6 63-ФЗ поясняет, что информация подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью информация приравнивается к документу, подписанному собственноручной подписью. Те есть такие документы всегда будут юридически значимы.

3.Средства электронной подписи

Выбирая использование усиленной электронной подписи, квалифицированной или неквалифицированной, в компании возникает разумный вопрос, как и чем подписывать.

Чтобы подписать документ, сотруднику кроме сертификата электронной подписи, получаемого в удостоверяющих центрах, необходимо обеспечить рабочее место для подписи специальным ПО.

  • СКЗИ КриптоПро CSP
  • КриптоАРМ ГОСТ

СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 — это криптопровайдер, реализующий выполнение криптографических преобразований на уровне ОС с применением российских стандартов ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012.

КриптоАРМ ГОСТ - это визуальное средство подписи для работы с любыми электронными документами. СКЗИ КриптоПро CSP полностью совместим с КриптоАРМ ГОСТ, на мобильных платформах он даже интегрирован в единое приложение.

Установив комплект СКЗИ КриптоПро CSP и КриптоАРМ ГОСТ на рабочем месте, сотрудник может подписать любой документ, которые будут сохраняться у него локально.

Но для компании важно, чтобы подписанные документы хранились в одном месте, на его корпоративном портале. Чтобы подписывать документы прямо в нем, можно использовать тот же самый КриптоАРМ ГОСТ, у которого есть готовый API для вызова с любых сайтов или веб-приложений.

4.API КриптоАРМ

API КриптоАРМ — это протокол для обращений (ссылок) через браузер с набором различных команд для приложения КриптоАРМ ГОСТ. Формат ссылки имеет следующий вид:

cryptoarm://<command>/<URL>/?id=<id>

где:

  • cryptoarm:// — имя зарегистрированного протокола;
  • <command> — имя выполняемой команды;
  • <URL> — ссылка на получение JSON с нужными параметрами;
  • ?id=<id> — идентификатор транзакции.

Это дает возможность на любом сайте добавить кнопку “Подписать” рядом с загруженным документом. При нажатии на кнопку документ направляется сотруднику на рабочее место и у него запускается программа КриптоАРМ ГОСТ. Сотрудник просматривает документ, и если у него его нет замечаний к нему, нажимает на кнопку “Подписать”. После чего, подписанный документ возвращается обратно на сайт.

Для корпоративных порталов 1С-Битрикс есть типовое решение КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал. Пользователи портала могут загружать и подписывать документы на портале, отправлять документы на подпись своим коллегам, руководителям либо подчиненным сотрудникам.

Одна из особенностей данного решения в том, что подпись интегрирована в модуль бизнес-процессов, что позволяет выстраивать эффективные процессы обмена документами внутри компании.

КриптоАРМ Документы для 1С-Битрикс — это пример решения, использующего готовое API КриптоАРМ для внедрения электронной подписи на корпоративных порталах. Тоже самое вы можете сделать на любом сайте, не обязательно на Битрикс. Это может быть самый простой сайт на html, javascript.

Заключение

Применение одного из видов электронной подписи, простой, неквалифицированной либо квалифицированной, в настоящее время является основным решением, обеспечивающим юридическую значимость электронного документооборота. Существуют решения в виде СЭД (систем электронного документооборота), где подпись документов доступна сразу из коробки.

Но в тоже время у многих компаний обмен документов проходит внутри корпоративного портала. И оптимальным способом внедрения электронной подписи для таких компаний, является использование API от разработчиков средств подписи.


«КриптоАРМ ГОСТ» — программа для создания и проверки электронной подписи, а также защиты данных посредством шифрования. Программа поддерживает стандарты для электронной подписи и хеширования ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012. Для корректной работы с ГОСТ алгоритмами требуется установка криптопровайдера КриптоПро CSP. В приложении осуществляется поддержка КриптоПро CSP версии 4.0 и выше.

Модуль «КриптоАРМ Документы» предназначен для организации на собственном сайте электронного документооборота (ЭДО) как между своими сотрудниками (внутренний ЭДО), так и с клиентами, поставщиками, бизнес-партнерами (внешний ЭДО). Создавайте свои бизнес-процессы на портале Битрикс24, либо воспользуйтесь готовыми шаблонами.

Вернуться к списку новостей

Подпишитесь и получайте новые статьи по почте

Заполните поле Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!

Узнавайте новости первыми —
подпишитесь на нашу новостную рассылку

Заполните поле
Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!