КриптоАРМ ГОСТ 3 КриптоАРМ ГОСТ КриптоАРМ 5 Решения Блог Документация Получить КЭП Магазин Полная версия сайта
БлогНовости

Кадровый электронный документооборот: правила перехода и ограничения

Анастасия Митина · 01 дек 2021 · 1015 · Поделиться

Основные изменения

Уже с 22 ноября 2021 года работодатели вправе внедрить кадровый электронный документооборот. Для использования КЭДО понадобится принять локальный акт, уведомить работников о планируемом переходе и получить письменные согласия. Данное согласие не требуется от лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Дополнительно пригодится соглашение об использовании электронной подписи в случае применения неквалифицированной или простой электронной подписи.

Работодатель может использовать собственную информационную систему (далее — ИС) либо воспользоваться единой цифровой платформой (далее — ЕЦП). Обязательное условие для ИС работодателя — она должна обеспечить подписание, хранение и фиксацию факта получения сторонами электронных документов. При этом Правительство России обязано определить порядок взаимодействия ЕЦП с порталом госуслуг, а также ИС работодателя с порталом госуслуг (на данный момент порядок не установлен, его положения будут применяться с 01 сентября 2022 года).

Требования к составу и формату электронных документов утверждаются Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом. Установленные ими требования вступят в силу с 01 марта 2023 года.

Перечислены документы, которые нельзя перевести в электронный формат:

  • трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников (к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ);
  • акт о несчастном случае на производстве;
  • приказ об увольнении работника;
  • журналы инструктажей по охране труда.

 

Остальные документы могут оформляться в электронной форме.

Работодатель оплачивает создание, эксплуатацию своей ИС, а также создание, использование и хранение электронных документов. Помимо этого, он несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование. При этом кандидат вправе использовать ранее полученную самостоятельно квалифицированную электронную подпись.

Закон № 377-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи, которые можно использовать:

  • квалифицированная ЭП работодателя, работника;
  • неквалифицированная ЭП работодателя, работника;
  • простая ЭП работника (в ИС работодателя);
  • неквалифицированная ЭП госключ работодателя, работника (на данный момент с её помощью можно заключать договоры на услуги связи, подробнее здесь);
  • простая ЭП работника (портал госуслуг).

 

Используемый вид электронной подписи зависит информационной системы (работодателя или ЕЦП), вида документа (договор, приказ, заявление, акт) и статуса подписанта (представитель работодателя, работник/кандидат).

Так, для подписания ряда договоров (трудовой, о материальной ответственности, ученический, на получение образования) работодатель использует КЭП, а работник — КЭП, НЭП или НЭП госключ.

Разрешено в экстренных случаях (катастрофы, эпидемии и т. д.) временно переходить на электронный документооборот, используя электронные документы или сканы документов с последующим представлением на бумажных носителях.

Дополнительно внесены изменения в правила оформления приёма на работу: работодатель не обязан издавать приказ о приёме на работу; трудовой договор является основным документом, устанавливающим условия трудовых отношений сторон.

Также работодатель вправе распространить правила осуществления кадрового ЭДО на взаимодействие с дистанционными работниками.

Требуемые средства

Для применения квалифицированной и неквалифицированной электронной подписи необходимо иметь соответствующее программное обеспечение:

  • криптопровайдер, например СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 (годовая и бессрочная лицензии, бесплатный период — 90 дней);
  • программа для подписи файлов, например КриптоАРМ ГОСТ (годовая и бессрочная лицензии, бесплатный период — 14 дней).

 

СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 — криптопровайдер, реализующий выполнение криптографических преобразований на уровне ОС с применением российских стандартов ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012.

КриптоАРМ ГОСТ — визуальное средство подписи для работы с любыми электронными документами. Работает на платформах Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS. Сертифицировано ФСБ России.

В случае применения КриптоАРМ ГОСТ и СКЗИ КриптоПро CSP все документы хранятся на рабочем месте, для обмена их необходимо пересылать по электронной почте. Для того чтобы все подписанные документы хранились в одном месте, можно воспользоваться модулем КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал для платформы CMS 1С-Битрикс. Подробнее о данном модуле мы писали здесь.

Вернуться к списку новостей

Подпишитесь и получайте новые статьи по почте

Заполните поле Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!

Статьи по теме

Узнавайте новости первыми —
подпишитесь на нашу новостную рассылку

Заполните поле
Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!