Уже с 22 ноября 2021 года работодатели вправе внедрить кадровый электронный документооборот. Для использования КЭДО понадобится принять локальный акт, уведомить работников о планируемом переходе и получить письменные согласия. Данное согласие не требуется от лиц, которые приняты или принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Дополнительно пригодится соглашение об использовании электронной подписи в случае применения неквалифицированной или простой электронной подписи.
Работодатель может использовать собственную информационную систему (далее — ИС) либо воспользоваться единой цифровой платформой (далее — ЕЦП). Обязательное условие для ИС работодателя — она должна обеспечить подписание, хранение и фиксацию факта получения сторонами электронных документов. При этом Правительство России обязано определить порядок взаимодействия ЕЦП с порталом госуслуг, а также ИС работодателя с порталом госуслуг (на данный момент порядок не установлен, его положения будут применяться с 01 сентября 2022 года).
Требования к составу и формату электронных документов утверждаются Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом. Установленные ими требования вступят в силу с 01 марта 2023 года.
Перечислены документы, которые нельзя перевести в электронный формат:
Остальные документы могут оформляться в электронной форме.
Работодатель оплачивает создание, эксплуатацию своей ИС, а также создание, использование и хранение электронных документов. Помимо этого, он несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование. При этом кандидат вправе использовать ранее полученную самостоятельно квалифицированную электронную подпись.
Закон № 377-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи, которые можно использовать:
Используемый вид электронной подписи зависит информационной системы (работодателя или ЕЦП), вида документа (договор, приказ, заявление, акт) и статуса подписанта (представитель работодателя, работник/кандидат).
Так, для подписания ряда договоров (трудовой, о материальной ответственности, ученический, на получение образования) работодатель использует КЭП, а работник — КЭП, НЭП или НЭП госключ.
Разрешено в экстренных случаях (катастрофы, эпидемии и т. д.) временно переходить на электронный документооборот, используя электронные документы или сканы документов с последующим представлением на бумажных носителях.
Дополнительно внесены изменения в правила оформления приёма на работу: работодатель не обязан издавать приказ о приёме на работу; трудовой договор является основным документом, устанавливающим условия трудовых отношений сторон.
Также работодатель вправе распространить правила осуществления кадрового ЭДО на взаимодействие с дистанционными работниками.
Для применения квалифицированной и неквалифицированной электронной подписи необходимо иметь соответствующее программное обеспечение:
СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 — криптопровайдер, реализующий выполнение криптографических преобразований на уровне ОС с применением российских стандартов ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012.
КриптоАРМ ГОСТ — визуальное средство подписи для работы с любыми электронными документами. Работает на платформах Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS. Сертифицировано ФСБ России.
В случае применения КриптоАРМ ГОСТ и СКЗИ КриптоПро CSP все документы хранятся на рабочем месте, для обмена их необходимо пересылать по электронной почте. Для того чтобы все подписанные документы хранились в одном месте, можно воспользоваться модулем КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал для платформы CMS 1С-Битрикс. Подробнее о данном модуле мы писали здесь.
Вернуться к списку новостей
2478
Поделиться
25