Электронное заочное голосование участников ООО

В связи с коронавирусом участникам ООО разрешили до конца 2020 года проводить все собрания по любым вопросам в форме заочного голосования, что повлекло увеличение затрат на почтовые услуги, снижение скорости обработки документов и подсчёта голосов, повышение рисков утраты документов, иные негативные последствия.

Всего этого можно избежать, используя усиленную квалифицированную электронную подпись (далее - КЭП) и электронный документооборот между участниками общества. Что необходимо сделать для проведения электронного заочного голосования с использованием КЭП - в нашей статье.

Почему следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись

• КЭП является аналогом собственноручной подписи в силу положений Федерального закона № 63-ФЗ.
• При её создании используются криптографические средства защиты информации, имеющие сертификаты соответствия требованиям ФСБ России.
• КЭП обеспечивает идентификацию подписанта и неизменность содержания подписанного документа.
• Подписанный файл можно в неизменном виде воспроизвести на материальном носителе.
• Подписанный документ можно зашифровать, обеспечив конфиденциальность содержащейся в нём информации.

Таким образом, КЭП отвечает всем требованиям, предъявляемым Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом “Об ООО” к электронным и иным техническим средствам.

Преимущества электронного обмена документами при проведении заочного голосования

• уменьшение расходов на оплату почтовых услуг;
• снижение временных затрат на приём и обработку документов;
• обеспечение достоверности, неизменности и целостности документов и их содержания;
• минимизация рисков утраты документов;
• обеспечение идентификации личности подписанта;
• ускорение процесса сбора голосов;
• обеспечение конфиденциальности содержания документов.

Положение о порядке проведения заочного голосования

Возможность принятия решения участников общества с помощью электронных и иных технических средств предусмотрена Гражданским кодексом РФ и мало чем отличается от традиционного способа заочного голосования с помощью заказных писем. Помимо стандартного положения в уставе общества о возможности проведения заочных голосований необходимо утвердить внутренний документ общества (например, регламент, положение).

В данном документе необходимо учесть следующие положения:

1. конкретизация используемого вида электронной подписи (усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром);
2. определение адресов электронной почты участников и лица, которое будет считать голоса (рекомендуем использовать корпоративную почту);
3. определение перечня средств электронной подписи согласно действующему законодательству;
4. исполнение владельцами КЭП обязанностей к участникам электронного взаимодействия, установленных Федеральным законом № 63-ФЗ;
5. утверждение документов, подлежащих обмену в электронном виде:
1. уведомление о проведении общего собрания в форме заочного голосования:
1. извещение о проведении общего собрания;
2. повестка дня;
3. порядок ознакомления участников с материалами общего собрания;
4. сроки окончания процедуры голосования (срок окончания приема электронных документов с голосованием от участников);
5. электронный адрес для направления бюллетеня или иного электронного документа с голосом участника.
2. бюллетень для голосования по вопросам повестки дня;
3. предложение о внесении изменений в порядок проведения общего собрания;
4. протокол общего собрания;
5. прочие уведомления, обусловленные соглашением об электронном взаимодействии.

Для того чтобы подписать документы КЭП, необходимо приобрести:

1. криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0;
2. приложение для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ;
3. сертификат квалифицированной электронной подписи.

Как подписать документ электронной подписью с помощью КриптоАРМ ГОСТ - см. Инструкцию.