Электронные документы подписываются электронной подписью для обеспечения юридической значимости. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) обладает свойствами авторства, неотрекаемости, целостности и неизменности в отношении информации, которая была ею подписана. При этом в электронных документах визуально может отсутствовать информация о подписанте, так как УКЭП — это результат криптографических операций. Для проверки действительности УКЭП используют специальные сервисы или приложения, загружая в них подписанные файлы и файлы подписи.
При этом бывают ситуации смешанного документооборота, когда электронные документы в дальнейшем распечатываются для удобства изучения информации, хранения в виде копии на бумажном носителе или для передачи другому лицу, когда невозможно представить оригинальный документ в электронном виде. В случае визуализации (то есть при распечатывании на бумажный носитель, см п. 70.1 Распоряжения Правительства Ставропольского края от 26.12.2014 № 435-рп) электронный документ должен иметь специальный реквизит, который содержит информацию об электронной подписи и сертификате подписи.
Отметка об электронной подписи (штамп) — специальный реквизит электронного документа, который установлен пунктом 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Отметка об электронной подписи». Согласно этому пункту отметка об электронной подписи необходима при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. При размещении штампа необходимо учитывать несколько требований:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет содержание отметки:
Визуализация информации об электронной подписи позволяет понять, кто подписал электронный документ, без использования специальных сервисов или приложений проверки электронной подписи.
Важно отметить, что юридически значимым документом, который влечёт последствия для сторон документооборота или третьих лиц, выступает электронный документ. Именно электронный документ, подписанный УКЭП, является оригиналом, поскольку только у такого файла (или файлов) можно проверить действительность подписи, а также данные о сертификате и его владельце с помощью сервисов или приложений.
Распечатанный экземпляр электронного документа с отметкой об электронной подписи является копией и не влечёт правовых последствий для сторон или третьих лиц, если это не является сложившейся практикой между сторонами и обычаем делового оборота. В случае сомнений и вопросов рекомендуется обратиться к отправителю распечатанного электронного документа или электронного документа без электронной подписи и выяснить, нужно ли реагировать на поступивший документ.
При электронном взаимодействии с органами власти организации и граждане получают электронные файлы или распечатанные электронные документы, которые содержат отметку об электронной подписи (см. п. 19.3 Постановления Правительства России от 26.03.2016 № 236). Штамп ставится с соблюдением правил оформления реквизитов в документах, установленных Приказом Росархива от 25.12.2020 № 199.
Информацию об электронной подписи можно увидеть в выписках Росреестра, ФНС России и других органов власти (например см. Сервис предоставления сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде).
В соответствии с ч. 3 ст. 29 Федерального закона № 273-ФЗ «Об образовании в РФ» информация о деятельности образовательной организации, её уставные документы, локальные акты и иные документы должны быть размещены на официальном сайте в Интернете. Согласно пп. «г» п. 6 Приказа Рособрназдора от 14.08.2020 № 831 все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью так, чтобы их можно было признать равнозначными документами на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью. В электронном документе должна быть отметка об электронной подписи, которая визуально подтверждает, что данный файл был подписан действующим сертификатом УКЭП соответствующего должностного лица.
Согласно положениям Приказа Минздрава России от 07.09.2020 № 947н электронные медицинские документы при их визуализации (бумажной копии оригинала) должны иметь отметку об электронной подписи. Сведения о сертификате электронной подписи должны включать в себя также наименование медицинской организации, должностное лицо которой подписывает электронный медицинский документ.
Кредитные организации, банки, микрофинансовые организации и иные участники финансовой сферы используют штампы электронной подписи при формировании различных финансовых документов: выписок по расчётному счёту, справок и пр.. Такие документы клиенты банковских услуг могут представить контрагенту, контрольно-надзорным органам или в суд при необходимости.
Контрагенты и партнёры, которые используют электронный документооборот, вправе договориться о визуализации информации об электронной подписи для удобства работы с документами. Операторы ЭДО реализовали данный функционал в своих сервисах.
КриптоАРМ ГОСТ 3 — приложение для подписи и шифрования файлов с встроенным почтовым клиентом. В последнюю версию приложения добавлена возможность визуализировать информацию об электронной подписи в документах формата PDF. Дополнительно нужен криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 для осуществления криптографических операций.
Для подписи электронного документа и визуализации информации об электронной подписи необходимо в разделе Документы открыть мастер Подпись и шифрование, выбрать Настройки операций и активировать функцию Добавить печатную форму для PDF-файлов.
В Основных настройках штампа указать размер штампа и его расположение. Штамп можно установить на все страницы, на некоторые или на последнюю. В настройках Внешнего вида штампа можно определить:
Визуализация электронной подписи доступна, в том числе, для групповых операций.
Результатом операции подписания документа будут два файла — электронный документ с электронной подписью и файл с отметкой об электронной подписи.
КриптоАРМ ГОСТ 3 — российское приложение для работы с электронными документами и электронной почтой. Приложение работает на операционных системах Windows, masOS, Linux и совместимо с криптопровайдером СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 и выше. С помощью КриптоАРМ ГОСТ 3 Защищённая почта можно подписывать и шифровать электронные документы и электронные письма, обеспечивая юридическую значимость и конфиденциальность информации, передаваемой по открытым каналам в сети Интернет.
Отметка об электронной подписи — специальный реквизит электронного документа, который используется в случае распечатки документа на бумажный носитель и позволяет узнать личность подписанта без использования специальных сервисов или приложений проверки электронной подписи. Государственные органы, бюджетные организации и иные компании визуализируют информацию об электронной подписи при выдаче электронных документов гражданам, клиентам и юридическим лицам.
Штамп электронной подписи не влечёт правовых последствий для получателя электронного документа, если отсутствует файл подписи (в случае распечатки электронного документа на бумажный носитель или в случае отправки PDF-файла в электронном виде без электронной подписи, которую можно проверить на действительность). В случае возникновения сомнений или вопросов рекомендуется обратиться к отправителю такого документа.
Поставить отметку об электронной подписи можно с помощью КриптоАРМ ГОСТ 3. Для этого необходимо в разделе Документы открыть Настройки операций и активировать функцию Добавить печатную форму для PDF-файлов. Использование КриптоАРМ ГОСТ 3 для визуализации электронной подписи позволяет увидеть информацию о подписанте в документе без использования специальных сервисов.
Вернуться к списку новостей
5012
Поделиться
1055