Как организовать ЭДО с работниками на удаленке

На фоне развития коронавируса COVID-19 работодатели стали активно переводить своих сотрудников на удаленную работу. Считается, что из дома, работник может максимально самоизолироваться и обезопасить себя от вероятного заражения вирусной инфекцией.

Перевод работника на удаленную работу

1. Работник пишет заявление с просьбой перевести его на дистанционную работу. Руководитель ставит визу, что согласен с переводом.
2. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору в соответствии со ст. 72 ТК РФ.
3. Руководитель организации своим приказом оформляет перевод работника на удаленную работу.

При этом, такой перевод можно оформить в электронном виде (ст. 312.1 ТК РФ). В этом случае будут использована усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) работодателя и сотрудника.

Заявление на перевод, дополнительное соглашение и приказ на перевод создаются сразу в электронном виде, сохраняются в виде pdf-документов и подписываются усиленной КЭП с использованием средств электронной подписи.

Обмен документами на удаленке

Для осуществления удаленной работы сотруднику помимо ноутбука и стабильного интернета, как правило, требуются и дополнительные инструменты для взаимодействия с руководителями, коллегами или корпоративными приложениями. Это средства удаленного доступа, мессенджеры и средства обмена документами.

Чтобы обмен электронными документами между удаленным работником и работодателем был законным, рекомендуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Это обеспечит целостность и неотказуемость передаваемых данных.

Вопросы по приобретению сертификата электронной подписи и лицензий на программные средства для создания и проверки такой подписи следует учесть при составлении соглашения о переводе работника на дистанционную работу. Приобретение сертификата КЭП и средств электронной подписи может быть осуществлен за счет работника, либо оплачен работодателем.

Минимальный комплект для организации ЭДО

1. Сертификат КЭП физического лица. Срок действия: 1 год. Стоимость: от 500 до 2500 рублей. Заказать можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
2. СКЗИ КриптоПро CSP . Лицензия на 1 год. Стоимость: 1200 руб.
3. Программа для подписи КриптоАРМ ГОСТ. Лицензия на 1 год. Стоимость: 1450 руб.

Пакет «Дистанционный» от УЦ «Основание»

Компания «Цифровые технологии» и удостоверяющий центр «Основание» разработали пакет «Дистанционный», включающий в себя квалифицированную электронную подпись, лицензии на КриптоПро CSP и КриптоАРМ.

Пакет «Дистанционный» предназначен для организации комфортной удаленной работы, где будет гарантировано сохранение целостности, неизменности передаваемых электронных документов, их авторство, и неотрекаемость автора от собственных действий.

Применяем мобильную электронную подпись

Билайн и Мегафон активно предлагают своим корпоративным клиентам использование мобильной электронной подписи. Эта технология отличается тем, что ключ электронной подписи хранится в облаке и в тоже время он привязан к определенной SIM карте абонента.

Видео: описание кейса ЭДО на удаленке с применением МЭП

По вопросам приобретения мобильной электронной подписи (МЭП) пишите на адрес электронной почты: sales@cryptoarm.ru