Высшие учебные заведения ежегодно утверждают и различные акты, которые регулируют учебный процесс, деятельность преподавателей и иных сотрудников. Цикл согласования таких документов состоит из нескольких этапов:
Это один из сценариев принятия и утверждения актов, касающихся образовательного процесса. Количество согласований может быть увеличено или уменьшено, а утверждать документ может как единоличный орган (декан/ректор), так и коллегиальный орган (учёный совет). Это зависит от вуза, его структуры, полномочий лиц, участвующих в процессе принятия документа, вида документа и иных факторов.
При этом для утверждаемого локального акта нужно приложить пакет подтверждающих документов, на основе которых формируется его содержание. Например, для составления учебного расписания на учебный год необходимо предоставить информацию о загруженности преподавателей, сведения об учебных группах, о доступных аудиториях и пр.
Сбор необходимой информации, формирование документа, его согласование и утверждение можно перевести в электронной вид и автоматизировать. Для этого понадобится утвердить положение об электронном документообороте, а также иметь сайт на CMS 1С-Битрикс: Управление сайтом или Битрикс24 и бесплатный модуль КриптоАРМ Документы. Дополнительно на рабочих местах нужно установить криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, программу для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и электронную подпись.
Электронный документ, подписанный уполномоченными лицами, размещается на официальном сайте вуза и (или) на корпоративном портале для ознакомления всеми сотрудниками.
Установить модуль КриптоАРМ Документы.
Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.
Купить КриптоАРМ ГОСТ 2.5.
Купить КриптоПро CSP 5.0.