Экономия для вузов с помощью ЭДО

Анастасия Митина · 08 ноя 2022 · 116 · Поделиться

Высшие учебные заведения ежегодно утверждают и различные акты, которые регулируют учебный процесс, деятельность преподавателей и иных сотрудников. Цикл согласования таких документов состоит из нескольких этапов:

  1. Формирование. Исполнитель формирует текст документа;
  2. Редактирование. Уполномоченный специалист проверяет и корректирует содержимое документа;
  3. Визирование. Соответствующий отдел и курирующий проректор согласовывают документ;
  4. Подписание. Согласованный документ передаётся ректору на утверждение и подписание.

Это один из сценариев принятия и утверждения актов, касающихся образовательного процесса. Количество согласований может быть увеличено или уменьшено, а утверждать документ может как единоличный орган (декан/ректор), так и коллегиальный орган (учёный совет). Это зависит от вуза, его структуры, полномочий лиц, участвующих в процессе принятия документа, вида документа и иных факторов.

При этом для утверждаемого локального акта нужно приложить пакет подтверждающих документов, на основе которых формируется его содержание. Например, для составления учебного расписания на учебный год необходимо предоставить информацию о загруженности преподавателей, сведения об учебных группах, о доступных аудиториях и пр.

Сбор необходимой информации, формирование документа, его согласование и утверждение можно перевести в электронной вид и автоматизировать. Для этого понадобится утвердить положение об электронном документообороте, а также иметь сайт на CMS 1С-Битрикс: Управление сайтом или Битрикс24 и бесплатный модуль КриптоАРМ Документы. Дополнительно на рабочих местах нужно установить криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, программу для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и электронную подпись.

Как работает решение

  1. администратор создаёт шаблон бизнес-процесса — путь документа от исполнителя до лица, утверждающего итоговый текст;
  2. исполнитель загружает файл, подписывает его в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и инициирует бизнес-процесс, приложив данный файл;
  3. документ проходит необходимые стадии согласования с уполномоченными лицами, в том числе из других структурных подразделений или отделов; согласование подтверждается электронной подписью каждого участника процесса;
  4. согласованный текст утверждается уполномоченным лицом.

Электронный документ, подписанный уполномоченными лицами, размещается на официальном сайте вуза и (или) на корпоративном портале для ознакомления всеми сотрудниками.

Преимущества решения

  • Вуз экономит время и деньги на формирование, обработку и отправку документов между отделами, филиалами и иными структурными подразделениями.
  • Вуз контролирует процесс создания, согласования и утверждения документов с помощью бизнес-процессов.
  • Руководство вуза может ознакомиться в любое время с любым документом, который был утверждён электронно, поскольку документы хранятся в облаке.
  • Сотрудники вуза экономят время на отправку, ознакомление и согласование документов.

Установить модуль КриптоАРМ Документы.

Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.

Купить КриптоАРМ ГОСТ 2.5.

Купить КриптоПро CSP 5.0.

Вернуться к списку новостей

Подпишитесь и получайте новые статьи по почте

Заполните поле Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!

Узнавайте новости первыми —
подпишитесь на нашу новостную рассылку

Заполните поле
Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!