Внутренний ЭДО на бизнес-процессах в Битрикс24

Анастасия Митина · 03 ноя 2022 · 132 · Поделиться

Многие слышали про Битрикс24 и его возможности по организации работы компании. С его помощью можно управлять задачами и проектами, планировать и контролировать рабочее время сотрудников, автоматизировать бизнес-процессы и многое другое.

Используя бизнес-процессы в Битрикс24 и модуль КриптоАРМ Документы, вы можете настроить автоматизированный процесс передачи документов для их согласования и (или) утверждения в электронной форме с применением электронной подписи.

Как работает

Для использования автоматизированного процесса обмена документами между сотрудниками, отделами и территориально удалёнными офисами необходимо:

  1. создать свой шаблон бизнес-процесса либо использовать готовый;
  2. загрузить документ (заявка, отчёт по расходам, план на следующий месяц и т. д.);
  3. подписать документ электронной подписью в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ;
  4. инициировать бизнес-процесс с подписанным документом;
  5. наблюдать и контролировать процесс ознакомления, подписания и передачи файла следующим участникам бизнес-процесса.

Можно подписать файл любого формата и размера. Доступна функция соподписи, когда один и тот же файл подписывает несколько участников электронного взаимодействия.

Преимущества решения

Использование функционала Битрикс24 и модуля КриптоАРМ Документы позволяет:

  • экономить ресурсы — не нужно распечатывать заявки, отчёты, соглашения и иные внутренние документы, отправлять курьером из отдела в отдел или в головной офис;
  • сокращать время на передачу и обработку документов — передача важной информации происходит в онлайн-среде, для доступа к которой необходимо устройство и Интернет;
  • обеспечить прозрачность процессов — сотрудник, участвующий в бизнес-процессе, может наблюдать за тем, как подписанный документ проходит необходимые этапы и направляется конечному пользователю портала (исполнителю или руководителю);
  • организовать единое хранилище для документов и упростить их поиск в случае необходимости.

Вам понадобится

Для внедрения данного решения необходимо иметь портал для работников на базе Битрикс24 в редакции Интернет-магазин + CRM, Корпоративный портал или Энтерпрайз и установить бесплатный модуль КриптоАРМ Документы.

На рабочих местах сотрудников должно быть следующее ПО:

Для внутреннего ЭДО и при обмене информацией, которая не покидает контур компании, можно использовать неквалифицированную электронную подпись (далее — НЭП). Такую подпись можно получить в неакредитованном удостоверяющем центре. Важно помнить о том, что применение НЭП требует соблюдения определённых условий. Компания должна принять локальный акт, который утвердит признание НЭП в качестве законного способа подписания электронных документов, правила использования и проверки НЭП, перечень документов, подлежащих подписанию НЭП, обязанности участников электронного взаимодействия и иные положения.

При этом НЭП позволяет определить лицо, которое подписало документ, а также факт изменения содержания подписанного файла. Данные свойства НЭП важны при отправке отчётов, утверждения планов и показателей, согласования внутренних документов. Если же использовать функционал бизнес-процессов без модуля КриптоАРМ Документы, то переход файлов от работника к работнику может быть скомпрометирован: злоумышленники могут от имени работника отправить документ в другой отдел с целью получения данных компании.

Решение КриптоАРМ Документы позволяет организовать кадровый электронный документооборот в компании в полном соответствии с требованиями трудового законодательства по внедрению ЭДО в сфере трудовых отношений.

Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.

Вернуться к списку новостей

Подпишитесь и получайте новые статьи по почте

Заполните поле Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!

Узнавайте новости первыми —
подпишитесь на нашу новостную рассылку

Заполните поле
Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на получение информационных сообщений от компании
ООО «Цифровые технологии» на условиях Политики конфиденциальности

Спасибо, что подписались
на нашу рассылку!