Новые правила работы с документами ДСП

Вступила в силу новая редакция Постановления Правительства РФ № 1233. Рассказываем, что изменилось в работе с документами, которые содержат служебную информацию ограниченного распространения.

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 определяет порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения. Долгое время нормативно-правовой акт касался жизненного цикла только бумажных документов. Однако новое Постановление Правительства РФ от 04.03.2026 № 226 внесло изменения и обязало использовать электронный формат документов.

Цель нововведений — обеспечить единый порядок работы с документами ДСП в электронном виде, снизить риски утечек и упорядочить межведомственный обмен. Изменения затрагивают весь жизненный цикл документа: от подготовки до уничтожения.

Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) присваивается документам, содержащим информацию ограниченного распространения, не составляющую государственную тайну, но доступ к которой ограничен в силу служебной необходимости.

Основные изменения в правилах работы с документами ДСП

Расширение действия правил работы с документами ДСП

Ранее Постановление Правительства № 1233 распространялось только на федеральные органы исполнительной власти, Росатом, Роскосмос, а также на подведомственные им организации.

Теперь нормы Постановления могут применять также:

• органы власти субъектов России;
• муниципальные органы;
• государственные и муниципальным организации;
• организации с публично значимым функциями;
• компании с долей участия государства в уставном капитале;
• государственные внебюджетные фонды;
• иные юридические лица.

Расширение сферы действия

Ранее гриф ДСП наносился на бумажные документы — говорилось о «документах и других материальных носителях». Использовать электронный формат не приветствовалось.

Теперь документы с пометкой «Для служебного пользования» создаются в виде электронных документов. Бумажные носители возможны только в случае служебной необходимости, например, отсутствие технической возможности или требование отдельного ведомства.

Электронный формат позволяет обеспечить централизованный контроль доступа, аудит действий пользователей и шифрование данных, что повышает уровень защиты по сравнению с бумажным документооборотом.

Работа с электронными документами ДСП

Жизненный цикл документов, включая их обмен, допускается с использованием систем ЭДО или иных решений, которые отвечают требованиям информационной безопасности. Решения для защиты информации должны быть сертифицированными средствами.

КриптоАРМ ГОСТ 3 сертифицирован в ФСБ России в составе СКЗИ КриптоПро CSP 5.0 R3. Подробнее в пресс-релизе.

Обмен должен отвечать правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 24.07.1264 № 1264. Это должна быть:

• МЭДО — система межведомственного электронного документооборота;
• система ЭДО, подключённая к МЭДО или к системе государственного ЭДО.

Уничтожение производится с учётом положений Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77. Для уничтожения применяются специальные сертифицированные устройства таким образом, чтобы механические повреждения электронного носителя не позволили считать или восстановить информацию. Также разрешается использование программных методов удаления информации, которые должны быть сертифицированы аналогичным образом.

Передача документов внутри органа или организации допускается только с разрешения руководителя или уполномоченного лица.

Маркировка грифа ДСП

Уточнены правила проставления грифа на отдельных частях документов и приложениях к ним. Ранее гриф ставился на документы и в некоторых случаях — на их проектах.

Теперь гриф обязателен на документах, на их проектах и на приложениях. Он должен быть виден при просмотре и печати документе, а также сохраняться в метаданных файла.

Порядок действий для органов власти и организаций

1. Провести аудит текущих процессов работы с документами ДСП.
2. Выбрать и внедрить систему ЭДО, соответствующую требованиям информационной безопасности.
3. Организовать аттестацию рабочих мест и систем по требованиям ФСТЭК России или ФСБ России.
4. Разработать и утвердить новые регламенты, инструкции, положения.
5. Назначить ответственных за работу с документами ДСП.
6. Обучить сотрудников работе с новой системой и правилам маркировки.

О КриптоАРМ ГОСТ

КриптоАРМ ГОСТ 3 — сертифицированное средство электронной подписи с встроенным почтовым клиентом. С его помощью можно:

• подписывать электронные документы;
• шифровать файлы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения;
• обмениваться подписанными и зашифрованными письмами, которые содержат конфиденциальную информацию.

Подробнее о программе в статье «Функциональные возможности и преимущества КриптоАРМ ГОСТ 3».

Загрузить дистрибутив. Доступно для авторизованных пользователей.