Как подписать PDF-документ

PDF (Portable Document Format) — популярный формат файлов, который может содержать информацию в виде текстов, иллюстраций, графиков, таблиц и т. д.. Данный формат разработан фирмой Adobe Systems в 1992 году с использованием ряда возможностей языка PostScript и был предназначен, в первую очередь, для представления полиграфической продукции в электронном виде.

С 01 июля 2008 года PDF является открытым стандартом ISO 32000.

Преимущества использования файлов формата PDF

1. Универсальность. В данный формат можно преобразовать документы различного содержания: текст, графика, таблицы и пр.
2. Распространённость. В PDF-формат сохраняют большинство электронных документов: договоры и соглашения, отчёты и акты, заявления и приказы, доклады и презентации, книги и учебники и т. д.
3. Неизменяемость. Документы формата PDF нельзя редактировать, не имея специального ПО. При открытии файла на другом устройстве или на другой операционной системе (в том числе мобильной) форматирование текста не изменится.

Подпись документов формата PDF

Для обеспечения юридической значимости, гарантии авторства и неизменности содержания файла электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. С помощью КриптоАРМ (релиз 3.8) можно подписывать PDF-документы «встроенной» подписью.

«Встроенная» подпись позволяет подписывать электронные документы без изменения формата файла и без создания отдельного файла подписи, как это происходит при использовании присоединённой и отсоединённой подписи соответственно. Подпись встраивается в электронный документ, и получатель может проверить документ на действительность электронной подписи.

Как подписать электронной подписью PDF файлы

Для подписания файлов формата PDF электронной подписью необходимо установить на компьютер криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, приложение для подписи и шифрования файлов КриптоАРМ (релиз 3.8 будет доступен для скачивания в декабре 2023 года), а также личный сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи.

В приложении КриптоАРМ необходимо открыть раздел Документы — мастер Подпись и защита PDF. В данном мастере можно настроить подпись документа: выбрать личный сертификат, стандарт подписи, необходимость визуализации электронной подписи (отметка об электронной подписи, штамп визуализации). Дополнительно можно указать информацию о других подписантах, указать расположение для штампов подписи и сертифицировать документ.

Подписанный документ можно распечатать, отправить по электронной почте, показать в папке, сохранить на устройстве либо открыть новый документ формата PDF для подписания.

При подписании документа с помощью приложения КриптоАРМ можно будет конвертировать исходный файл в файл формата PDF/A-2b. Файлы формата PDF/A используются для длительного хранения документов. Формат PDF/A-2 соответствует стандарту ISO 19005-2:2011 и может содержать изображения, слои, вложения. Уровень соответствия b (Basic) обеспечивает надёжное воспроизведение внешнего вида документа.

Подробнее о подписании PDF-документа встроенной подписью см. видеоинструкцию

Заключение

Таким образом, электронные документы формата PDF активно используются в повседневной жизни и могут быть подписаны электронной подписью для обеспечения юридической значимости и неизменности содержания файла.

Функциональные возможности по подписи PDF-файлов появятся в ближайшем релизе КриптоАРМ в декабре 2023 г.. Следите за публикациями!