Топ-5 вопросов об МЧД: как подписать, проверить и добавить информацию в электронную подпись

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронная доверенность, которую оформляют для электронного взаимодействия представителя с клиентами, контрагентами, госорганами от имени доверителя.

Электронная доверенность нужна для тех, кто подписывает электронные документы от лица организации. Чаще всего это сотрудники компаний или индивидуальных предпринимателей, которые подписывают документы в следующих случаях:

• работа в государственных информационных системах (ФНС России, СФР России, ЕГАИС, «Честный знак» и пр.);
• участие в электронных торгах;
• обмен электронными документами с контрагентами через системы ЭДО.

Вы можете создать электронную доверенность на сайте ФНС России или в сервисе ЭДО.

Требования к МЧД

Наиболее распространённый вариант использования МЧД — XML-файл, подписанный отсоединённой УКЭП доверителя.

При электронном взаимодействии возможны следующие форматы доверенности:

• универсальный формат 003 — подходит для работы с контрагентами и большинством госорганов;
• специальные форматы для работы в отдельных ГИС, например 003 для портала ФНС России или СФР 2.0 для портала Соцфонда.

МЧД содержит те же сведения, что и обычная доверенность на бумаге. Из-за особенностей формата в электронной версии не нужно указывать место совершения, но обязательны идентификаторы полномочий.

В отличие от бумажной доверенности МЧД можно загрузить в распределённый реестр ФНС России для хранения. При передаче её номера контрагенту он сможет самостоятельно её проверить и убедиться в полномочиях представителя.

Второй способ отправки электронной доверенности — передать её вместе с документами, которые подписал представитель и отправил второй стороне. Именно такой сценарий обмена возможен с помощью КриптоАРМ: сотрудник компании добавляет файлы доверенности при подписании документов и создаёт единый пакет документов, который можно отправить по e-mail.

Как бесплатно сформировать МЧД

На портале ФНС России любой желающий может бесплатно выпустить файл электронной доверенности формата XML. Для этого следует выбрать тип доверенности, ввести сведения об МЧД, представителе и доверителе, а также указать перечень полномочий и настройки доверенности. После этого будет доступен файл для скачивания.

Подробнее рассказали в статье «Электронная доверенность: как сформировать и подписать МЧД».

Как подписать МЧД

Доверитель (директор компании или индивидуальный предприниматель) подписывает сформированный файл доверенности отсоединённой УКЭП.

Это можно сделать с помощью КриптоАРМ: загрузите файл доверенности в мастер Подпись и шифрование, выберите сертификат УКЭП организации, укажите Вид подписи — отсоединённая и подпишите.

Подробнее об этом рассказали в видеоинструкции.

Мы рекомендуем подписывать МЧД стандартом CAdES-X Long Type 1 и добавлять в подпись информацию о статусе сертификата и о дате и времени подписания. Таким образом, электронная подпись доверенности будет действительна в течение нескольких лет в отличие от обычной подписи (CAdES-BES). Данный способ избавит вас и второго участника электронного взаимодействия от необходимости переподписывать доверенность новым действующим сертификатом УКЭП организации.

Как добавить информацию об МЧД в подпись документа

Представитель подписывает электронные документы в КриптоАРМ, добавляя файлы доверенности, чтобы создать единый пакет документов для отправки второй стороне.

Чтобы электронная подпись содержала информацию о том, что подписант действует на основании доверенности, подписывайте PDF-файл встроенной подписью. При подписании документов встроенной подписью можно редактировать содержание штампа, добавив нужные параметры.

1. В мастере Подпись и защита PDF откройте Профиль #1 и нажмите Настройки — Редактировать.

2. Настройте параметры профиля: выберите личный сертификат УКЭП, добавьте файлы МЧД и пр.

3. В блоке Настройки подписи PAdES нажмите Настроить внешний вид штампа подписи и в правом окне нажмите Редактировать.

4. Измените отображение реквизитов с По ГОСТу на Произвольно и активируйте тоггл Номер доверенности.

5. При необходимости, настройте положение штампа подписи в документе, выбрав нужную страницу, например, последнюю.
6. Нажмите Сохранить.
7. Загрузите PDF-документ в мастер и нажмите Подписать и защитить.
8. Нажмите Выполнить — Продолжить и введите пароль.

В результате получится PDF-документ, который подписан встроенной подписью с отметкой об электронной подписи. Штамп подписи содержит серийный номер сертификата, данные о владельце и сроке действия сертификата, а также номер приложенной МЧД.

Аналогичным образом вы можете добавить в отметку об ЭП информацию о дате и времени подписания. В этом случае будет использовано системное время.

Как проверить МЧД в реестре ФНС России

При электронном взаимодействии с представителем следует проверить электронную доверенность. В противном случае сделки, заключённые с её использованием, могут признать недействительными.

Вы можете проверить электронную доверенность, которая хранится в распределённом реестре ФНС России. Для этого откройте сервис, введите уникальный номер доверенности, а также ИНН доверителя и представителя. При необходимости, укажите пароль к доверенности.

Также вы можете проверить МЧД в КриптоАРМ:

• нажать на кнопку Проверить на сайте ФНС в настройках операции или в профиле подписи при добавлении МЧД;
• нажать на кнопку Показать сведения — Проверить на сайте ФНС в окне результатов операции подписи файла с приложенной МЧД;
• нажать на кнопку Показать сведения — Проверить на сайте ФНС в окне мастера Проверка и расшифрование.

При нажатии на кнопку Проверить на сайте ФНС откроется портал хранилища доверенностей ФНС России с данными об МЧД, доверителе, представителе и полномочиях.

Если у вас остались вопросы о машиночитаемой доверенности и её подписанию в КриптоАРМ, пишите в онлайн-чат на сайте, и мы ответим на них в следующих статьях.

Скачать КриптоАРМ

Купить КриптоАРМ версии Про