Принимаем заказы 24/7
Работаем удаленно
����������, ������, �������
02.11.2020
Блог компании "Цитрус"

Переход на ЭДО. Риск или возможности?

Количество просмотров: 547

Вернуться к списку статей

Внедрение электронного документооборота - непростой шаг как для компании, так и для сотрудников. Самое главное - обучить персонал и не отвлекать от основных обязанностей. Некоторые сотрудники будут сопротивляться новому порядку, кто то не захочет изучать новое ПО, поэтому задача при внедрении - сделать процесс комфортным для сотрудников и быстрым для компании.

Наши партнеры из компании Цитрус разобрались, как понять проблемы адаптации и избавить сотрудников от страха внедрения ЭДО, пройдя клиентский путь и организовали документооборот в своей компании.

Пришли к выводу, что было бы здорово организовать документооборот в той системе, в которой работают все сотрудники, им привычен функционал, а интерфейс не вызывает вопросов - “Куда нажать?”.

Битрикс24 - популярная crm-система, в которой работают 6 млн. компаний по всему миру, а сотрудники уже привыкли к интерфейсу и функционалу.

Поэтому мы выбрали crm-систему Битрикс24, и на ее основе создали собственный продукт - систему электронного документооборота - КликДок. Таким образом мы расширили возможности Битрикс24 до полноценной системы ЭДО.

Мы избавили сотрудников от страхов по освоению программы, а руководителям перед внедрением ЭДО дали весомый аргумент - мы добавляем новые функции в crm-систему, а не внедряем новую, никому не известную систему ЭДО.

Решив страхи внедрения среди сотрудников и руководства, перед нами стояла задача сохранности первичной документации компании на всем жизненном цикле.

А что если компании не подойдет данная система, компания решит воспользоваться другим решением или вообще вернуться обратно к бумаге?

Где мы будем хранить документы за весь период, пока работали в данной системе документооборота?

Поскольку это Битрикс24 - хранение документов организовано в Битрикс24.Диск, при отключении от ЭДО документы продолжат храниться в облаке, а при необходимости их можно экспортировать на жесткий носитель. Если используется коробочная версия Битрикс24 - все документы хранятся на сервере компании и также в любой момент могут быть перенесены.

И если со страхами внедрения покончено, дальше про масштабы внедрения ЭДО в компании. Для одних компаний достаточно обмена документами только с внешними контрагентами, другим необходимо организовать юридически значимый ЭДО внутри своей компании с отправкой согласованных документов контрагентам.

Для этого в КликДок документооборот разделен:

  • на обмен с контрагентами юридически значимыми документами,
  • на создание документооборота внутри компании, с возможностью отправки контрагентам.

Отправка документов контрагентам производится автоматически из Битрикс24 по электронной почте, а значит компания не зависит от операторов ЭДО и роуминга между операторами.

Согласование внутри компании построено на бизнес-процессах в Битрикс24 и позволяет настраивать необходимые цепочки согласования, а электронная подпись придает документам юридическую значимость и позволяет настроить обмен с контрагентами.

Что необходимо для полноценного внедрения электронного документооборота и сколько это будет стоить для компании?

CRM - система Битрикс24 - здесь все зависит от масштабов компании, и какой функционал требуется. И если мы говорим о том, что нужно настроить юридически значимый документооборот внутри своей компании, то для компании нужны бизнес-тарифы Битрикс24, стоимость которых в данный момент начинается с 4790 рублей в месяц при ежемесячной оплате или 45 984 при оплате за год.

Если компании нужен только документооборот с внешними контрагентами, подойдет любой тариф Битрикс24, даже бесплатный. Также можно устанавливать КликДок на коробочные версии Битрикс24.

Для работы с квалифицированной электронной подписью - необходимы следующие инструменты - криптопровайдер КриптоПро CSP - стоимость программного обеспечения - 1200 рублей в год или 2900 рублей за бессрочную лицензию, КриптоАРМ ГОСТ - стоимость программного обеспечения - 1450 рублей в год или 2900 рублей за бессрочную лицензию.

Стоимость приложения КликДок для Битрикс 24, которое позволит организовать обмен электронными документами с контрагентами составляет - 540 рублей в месяц, а если необходим юридически значимый электронный документооборот внутри компании - понадобится КликДок - бизнес-процессы, стоимостью - 3900 рублей в месяц.

Чтобы попробовать документооборот на Битрикс24, вы можете воспользоваться триал-версией КликДок - 21 день полного функционала, с возможностью подписания 10 пакетов документов.

Если у Вас уже есть электронная подпись, то скорее всего КриптоПРО CSP у вас уже установлено и остается только установить тестовую версию КриптоАРМ.

Переходите в маркетплейс Битрикс 24 для установки КликДок на ваш портал: https://www.bitrix24.ru/apps/?app=citrus.klikdok

Устанавливайте КриптоАРМ: https://cryptoarm.ru/

Начинайте пользоваться электронным документооборотом, а если возникнут вопросы или нужен индивидуальный подход - пишите на info@click-doc.ru.

Так же вы можете внедрить электронный документооборот на ваш сайт на платформах 1С-Битрикс, используя решение КриптоАРМ Документы для версий Старт, Бизнес и Корпоративный портал.

Если хотите получать больше информации об электронном документообороте - подписывайтесь на наш канал на Яндекс.Дзен.

Канал компании Цитрус в Яндекс.Дзен

Оригинал: Блог компании"Цитрус"

Вернуться к списку статей
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 194

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 214

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

14.12.2020 09:17:39
Обмен электронными документами при удаленной работе

Количество просмотров: 422

С недавнего времени всё больше компаний склоняются к тому, чтобы их сотрудники работали удаленно. При выборе такой формы работы руководителю важно эффективно настроить как внутренний, так и внешний обмен документами. Эта задача решается применением систем электронного документооборота (эдо).

16.10.2020 09:18:00
Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Количество просмотров: 563

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно легитимизировать заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров  эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.  

Показать еще
14.08.2020 14:28:30
Документооборот с электронной подписью в Битрикс24: с клиентами, «удаленщиками» и между отделами

Количество просмотров: 1157

Рассмотрим оформление договоров и актов в Битрикс24 в электронном виде с применением квалифицированной электронной подписи. Это значительно упростит вам жизнь, позволит экономить время и деньги. Ведь такие документы имеют полную юридическую силу наравне с их бумажными аналогами.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 214

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

18.11.2020 10:17:18
Признание должника банкротом или что делать когда контрагент не возвращает долг

Количество просмотров: 753

Бывают ситуации, когда контрагент не возвращает долг ни после претензии, ни после судебного решения в вашу пользу, ни после работы судебных приставов. Уже начислены штрафы, пени, сумма долга перевалила за 300 тысяч рублей, а деньги не перечислены даже спустя 3 месяца. Выясняется, что контрагент должен не только вам. С каждым днём уменьшается шанс получить долг.

11.11.2020 09:00:00
Фрилансеру. Как правильно заключить электронный договор с заказчиком

Количество просмотров: 519

В условиях мировой пандемии фриланс стал очень популярным явлением, но всегда ли можно рассчитывать на честность заказчика? Будет ли ваш клиент вносить правки, не входящие в первоначальное задание? Как защитить себя в случае возникновения спорных ситуаций?

16.10.2020 09:18:00
Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Количество просмотров: 563

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно легитимизировать заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров  эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.  

Показать еще
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 194

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

04.03.2021 09:00:00
Заочным голосованиям быть

Количество просмотров: 201

С 07 марта и в течение 2021 года акционерам и участникам ООО разрешено проводить общие собрания в заочной форме по любым вопросам, включая утверждение годового отчёта и годовой бухгалтерской отчётности. Читайте в статье, какие требования необходимо соблюсти для проведения заочного голосования в электронной форме.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 214

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

28.01.2021 13:31:14
Получено заключение ФСБ на исполнения КриптоАРМ

Количество просмотров: 289

Компания "КРИПТО-ПРО" получила выписку из положительного заключения ФСБ России по результатам экспертизы тематических исследований исполнений 1-КриптоАРМ (класс КС1) и 2-КриптоАРМ (класс КС2) СКЗИ "КриптоПро CSP" версии 5.0 R2.

18.01.2021 09:00:00
КриптоАРМ ГОСТ для кадастровых инженеров

Количество просмотров: 269

Кадастровый инженер формирует документы, которые необходимы для реализации прав собственника при обращении в Росреестр. Какие требования предъявляются к электронным документам кадастровых инженеров - подробнее в нашей статье.

Показать еще

Возврат к списку