Подпись и защита PDF#

В этой инструкции вы научитесь работать с мастером «Подпись и защита PDF». Он работает с одним документом: показывает страницы, позволяет разметить, где встанет подпись, подготовить места для других подписантов, сертифицировать документ, преобразовать его в PDF/A и проверить уже поставленные подписи.

Содержание:

• Что потребуется
• Просмотр PDF-документа
• Создание подписи PDF-документа
• Сертифицирующая подпись PDF-документа
• Создание подписи с конвертацией в PDF/A
• Создание подписи в размеченной области
• Проверка подписи PDF-документа
• Действия в мастере
• Возможные ошибки
• Смотрите также

💡 Совет: для подписи нескольких PDF-документов сразу удобнее мастер Подпись и шифрование. Он выполняет групповые операции подписи, архивирования и шифрования и работает как со стандартом CAdES, так и с PAdES.

Что потребуется#

• Документ PDF — мастер работает с одним документом за раз.
• Сертификат подписи с закрытым ключом — личный сертификат X.509. Мастер работает только по стандарту X.509: встроенной подписи PDF в OpenPGP не существует.
• КриптоПро CSP и действующая лицензия КриптоАРМ — для подписи ГОСТ-сертификатом.
• Компонент КриптоПро ЭЦП Runtime (CAdES) — на Windows его ставит установщик приложения. Если компонент отсутствует, список сертификатов подписи будет пуст с пояснением «(модуль CAdES недоступен)».

Просмотр PDF-документа#

Чтобы открыть PDF-документ для просмотра:

1. Откройте мастер (см. Запуск мастера).
2. Добавьте в мастер PDF-документ (см. Добавление документа).

После загрузки документ будет открыт для просмотра.

Если в документе есть подписи, приложение автоматически запустит их проверку (см. Проверка подписи PDF-документа).

Инструменты просмотра#

Панель действий#

Панель управления просмотром#

⚠️ Примечание: поворот страниц не изменяет исходный файл — только режим просмотра.

Слово, разорванное переносом по дефису, ищется так, как оно записано в файле; буквы е и ё поиск считает одинаковыми.

Боковое меню навигации#

• Страницы — панель с миниатюрами страниц. При выборе миниатюры выполняется переход к нужной странице документа.
• Вложения — список файлов, вложенных в документ. Любое вложение можно сохранить на диск командой Сохранить как…; если вложений нет, панель показывает «Вложений нет».
• Подписи — подписи документа, их статус и подготовленные места для подписантов.

Все три раздела на месте всегда: если в документе нет вложений или подписей, раздел сообщает об этом.

Создание подписи PDF-документа#

Чтобы подписать PDF-документ:

1. Откройте мастер и добавьте документ (см. Запуск мастера и Добавление документа).
2. Нажмите Настройки подписи на панели действий — в правой части окна появится панель настроек. По умолчанию используются параметры активного профиля подписи.

3. В блоке Личная подпись укажите:

4. Сертификат подписи — сертификат с закрытым ключом;

5. Стандарт подписи — CAdES-BES, CAdES-T, CAdES-X Long Type 1 или CAdES-A; для сертификата встроенного провайдера OpenSSL поле показывает CMS и недоступно для изменения;

6. Данные в подписи — какие сертификаты вложить в подпись.

7. Проверьте строку Визуализация: где именно встанет подпись. При необходимости разметьте её заново (см. Разметка области для штампа подписи).

8. При необходимости добавьте и настройте:

9. подписантов (см. Подписанты),

10. произвольную область (см. Произвольная область).

11. При необходимости в блоке Защита документа настройте параметры защиты:

12. включите Сертифицировать документ для создания сертифицирующей подписи,

13. включите Конвертировать в формат PDF/A, чтобы привести документ к архивному профилю.

⚠️ Примечание: поставить сертифицирующую подпись может только первый подписант.

1. Нажмите Выполнить.
2. Перед началом подписания появится окно «Подтверждение» (см. Подтверждение операции). Нажмите Выполнить, чтобы подтвердить ознакомление с подписываемым документом.
3. Если на закрытый ключ задан ПИН-код, введите его в появившемся окне.

Выполнение операции занимает определённое время и зависит от объёма документа и производительности устройства. По завершении появится сообщение «Документ подписан», а документ откроется в режиме просмотра и проверки подписи.

Подпись встраивается внутрь документа (PAdES): результат остаётся обычным PDF-файлом, который откроется в любой программе просмотра.

Сертифицирующая подпись PDF-документа#

Сертифицирующая подпись — это особый тип электронной подписи, который не только подтверждает авторство и целостность документа, но и накладывает ограничения на дальнейшие изменения. Подробнее читайте в инструкции Обзор операций и выбор мастера.

Чтобы подписать PDF-документ сертифицирующей подписью:

1. Откройте мастер, добавьте документ и задайте настройки подписи по аналогии с инструкцией Создание подписи PDF-документа.
2. В блоке Защита документа включите Сертифицировать документ.
3. Нажмите Выполнить и завершите операцию обычным порядком.

После такой подписи в документе разрешены заполнение форм и добавление подписей — уровень разрешений задан приложением и не настраивается.

💡 Примечание: сертифицирующая подпись должна быть первой в документе. Если документ уже подписан, настройка недоступна — появится пояснение «Документ уже подписан: сертифицирующая подпись должна быть первой».

Если документ уже сертифицирован, мастер учитывает его разрешения и говорит об этом в панели:

Команды разметки, запрещённые сертификацией, недоступны, а подсказка объясняет причину — отказ приходит до подписания, а не после ввода ПИН-кода.

Создание подписи с конвертацией в PDF/A#

PDF/A — архивный профиль формата: документ приводится к виду, пригодному для длительного хранения. При конвертации выполняется удаление или отключение элементов, которые могут нарушить отображение документа или повлиять на его безопасность. К таким элементам относятся скрипты (JavaScript), мультимедиа (аудио, видео), 3D-объекты и интерактивные формы, внешние ссылки на ресурсы, а также шифрование и парольная защита.

🔐 Важно: если вы конвертируете документ формата PDF/A-3b в PDF/A-2b, все вложенные файлы внутри документа будут удалены, потому что формат PDF/A-2b не поддерживает встроенные объекты.

Чтобы подписать PDF-документ с конвертацией в PDF/A:

1. Откройте мастер, добавьте документ и задайте настройки подписи по аналогии с инструкцией Создание подписи PDF-документа.

2. В блоке Защита документа включите Конвертировать в формат PDF/A и укажите дополнительные настройки:

3. Формат PDF/A — PDF/A-2b или PDF/A-3b;

4. Если при конвертации возникнут ошибки — Преобразовать страницы с ошибками в изображения или Преобразовать все страницы в изображения;
5. Разрешение изображений (DPI) — для страниц, которые будут преобразованы в изображения; допустимый диапазон 70–300;

6. Безопасный режим — ограничивает параллельную обработку страниц и снижает расход памяти на больших документах.

7. Нажмите Выполнить и завершите операцию обычным порядком.

⚠️ Важно: преобразование переписывает документ целиком, поэтому оно недоступно, как только в документе есть хоть одно поле подписи — подписанное или подготовленное. Переключатель недоступен, а подсказка поясняет: «Преобразование перепишет документ: подписи и подготовленные места будут потеряны».

Создание подписи в размеченной области#

Если документ содержит подготовленные места для подписантов, подпись можно поставить в любое из них. Все подготовленные места отображаются в разделе Подписи бокового меню.

Чтобы поставить подпись в размеченную область:

1. Откройте мастер и добавьте документ (см. Запуск мастера и Добавление документа).
2. Откройте в боковом меню раздел Подписи.
3. Нажмите Поставить подпись на свободном месте либо дважды щёлкните по самому прямоугольнику на странице.
4. Строка Визуализация покажет «В подготовленное место „…“».
5. Задайте настройки подписи и завершите операцию по инструкции Создание подписи PDF-документа.

Размер и положение подготовленного места заданы документом и не меняются: в свойствах места приложение поясняет это строкой «Размер и положение заданы документом — здесь их не изменить».

Проверка подписи PDF-документа#

Чтобы проверить подписи PDF-документа:

1. Откройте мастер и добавьте документ (см. Запуск мастера и Добавление документа).
2. После загрузки документа автоматически запустится проверка подписей.

Общий результат показан полосой над страницами. В ней через · перечислены факты о документе:

• Все подписи документа действительны;
• N подписей из M недействительны;
• сертификация нарушена — документ изменяли вопреки запрету сертифицирующей подписи;
• N мест ожидают подписи.

Статус каждой подписи виден в разделе Подписи бокового меню: Действительна или Недействительна. Сертифицирующая подпись помечена отдельно словом «Сертифицирующая».

Кнопка Распечатать отчёт формирует отчёт о проверке подписей документа.

💡 Примечание: если второй подписант поставил видимую подпись в подготовленное место сертифицированного документа, проверка может сообщить о нарушенной сертификации, хотя сам документ корректен. Это ограничение проверки: невидимая подпись в то же место и подпись в собственное новое место сертификацию сохраняют.

Просмотр сведений о подписи PDF-документа#

Чтобы просмотреть сведения о подписи документа:

1. Выполните шаги из инструкции Проверка подписи PDF-документа.
2. Откройте в боковом меню раздел Подписи и выберите нужную подпись.
3. В панели появится блок Сведения о подписи: подписант, время подписания, статус сертификата и цепочки, штампы времени.

Пока сведения загружаются, показывается строка «Получаем сведения о подписи…»; если получить их не удалось — «Не удалось получить сведения о подписи».

Действия в мастере#

Некоторые действия универсальны и необходимы для выполнения любой операции.

Запуск мастера#

Мастер «Подпись и защита PDF» можно открыть следующими способами:

• из бокового меню: нажмите кнопку Меню и выберите Подпись и защита PDF;
• из строки вкладок: нажмите + правой кнопкой мыши и выберите раздел;
• из другого раздела: выделите PDF-документ и нажмите Добавить в → Подпись и защита PDF.

После выполнения любого из этих действий мастер откроется в новой вкладке.

Добавление документа#

Добавьте документ в мастер одним из способов:

• перетащите PDF в окно приложения;
• нажмите Выбрать документ и укажите файл на диске.

После загрузки документ будет открыт для просмотра.

💡 Примечание: мастер открывает только файлы PDF и работает с одним документом. Если выбрано несколько файлов, откроется первый PDF из выбранных — об этом сообщит строка «Открыт первый PDF из выбранных — за раз открывается один документ».

Разметка области для штампа подписи#

Строка Визуализация в блоке Личная подпись показывает, где окажется ваша подпись:

При открытии документа мастер уже размечает вашу подпись так, как её поставил бы активный профиль: на странице, в положении и размере из настроек штампа. Дальше это обычное место — его можно передвинуть, перенести на другую страницу или удалить.

Чтобы разметить область заново:

1. Нажмите Разметить в строке Визуализация.
2. Обведите мышью прямоугольник на нужной странице.

1. Нажмите кнопку свойств в той же строке, чтобы настроить размер, положение и оформление штампа: реквизиты, шрифт, цвета, рамку и логотип.

Если подпись была невидимой, разметка сама делает её видимой. И наоборот: невидимая подпись — это то же место, только без прямоугольника на странице, поэтому документ подписывается в любом случае.

Что означают цвета на странице#

Цвет рамки говорит о состоянии места, а вид рамки — о том, будет ли в нём что-то нарисовано:

Подписанты#

Мастер позволяет заранее подготовить в документе места, куда поставят подпись другие люди. Как и личная подпись, подпись подписанта может быть видимой и невидимой.

Добавление подписантов#

1. В блоке Подписанты нажмите Добавить подписанта.
2. Нажмите Разметить на панели с подписантом и обведите прямоугольник на странице.
3. В свойствах места укажите Название — например, фамилию будущего подписанта.

Такие места отображаются со статусом «Ждёт подписи». Когда документ вернётся подписанным, они получат статус подписи.

Подписантов в одном документе может быть до десяти: когда предел достигнут, команда становится недоступной, а подсказка объясняет причину — «Больше 10 подписантов добавить нельзя».

⚠️ Примечание: два места не могут носить одно имя — ни среди размеченных сейчас, ни среди уже имеющихся в документе полей подписи. Приложение попросит изменить название.

Удаление подписанта#

Чтобы убрать подписанта из документа, нажмите Убрать на панели с его именем.

⚠️ Примечание: нельзя удалить подписанта, который уже поставил подпись.

Произвольная область#

Произвольная область — это прямоугольник на странице, в который помещается текст или изображение. Криптографической подписи в нём нет: это визуальная пометка на документе — комментарий, статус или отметка о конфиденциальности.

Произвольная область в документе может быть только одна.

Разметка произвольной области#

1. В блоке Произвольная область нажмите Добавить область.
2. Обведите прямоугольник на странице.

3. В свойствах области выберите Содержимое:

4. Текст — введите текст, задайте размер, выравнивание и цвет;

5. Изображение — выберите файл PNG или JPEG;

6. Оставить пустым.

7. При необходимости настройте заливку и рамку.

В свойствах области можно задать, на каких страницах она появится: Только эта, Все или Список номеров (например, 1-3, 7) с возможностью исключить отдельные страницы.

Удаление произвольной области#

Чтобы убрать произвольную область из документа, нажмите Убрать на панели с областью.

Подтверждение операции#

Перед выполнением операции запрашивается её подтверждение.

Чтобы подтвердить операцию:

1. Ознакомьтесь со сведениями в окне «Подтверждение»: в нём указано, что будет выполнено и для скольких файлов — например, «Будет выполнено: подпись для 1 файла».
2. Если выбранный сертификат подписи недействителен, в окне появится предупреждение «Выбранный сертификат недействителен. Использовать сертификат?».
3. Нажмите Выполнить — под сводкой окно поясняет: «Нажимая „Выполнить“, я подтверждаю ознакомление с подписываемым документом».

Отказаться от операции можно кнопкой Отмена.

Возможные ошибки#

Технические подробности отказа записываются в журнал событий.

Ошибки при открытии файла#

Ошибки при подписи файла#

Ошибки самой операции подписи — отсутствие лицензии, недоступный модуль CAdES, отказ криптопровайдера — совпадают с ошибками мастера «Подпись и шифрование»: см. Возможные ошибки.

Смотрите также#

• Подпись и шифрование — пакетная подпись, в том числе PDF.
• Настройки подписи и шифрования — параметры PDF в профиле.
• Проверка и расшифрование — проверка подписей вне мастера.
• Активация лицензии — лицензии КриптоАРМ и КриптоПро CSP.
• Глоссарий — термины электронной подписи простыми словами.