Как работать с группами в «КриптоАРМ Документы»#

В этой инструкции вы узнаете, как настроить группы в КриптоАРМ Документы для совместного доступа к документам и организации коллективной подписи. Мы расскажем, как создавать и удалять группы, управлять участниками и настраивать права.

Содержание:

Обзор раздела
Создание группы
Изменение статуса группы
Управление участниками группы
Удаление группы
Смотрите также

Обзор раздела#

Группы позволяют объединять пользователей для более удобного и безопасного взаимодействия с документами.

Основные преимущества использования групп:

Совместный доступ к документам

Группы упрощают процесс предоставления доступа к документам сразу нескольким пользователям. Вместо того чтобы настраивать права для каждого пользователя отдельно, достаточно назначить их группе.
Организация коллективной подписи

Если документ требует подписи нескольких пользователей, назначение группы подписантов позволяет автоматически управлять процессом подписания. Все участники группы получают уведомления о необходимости подписать документ.
Экономия времени и снижение ошибок

Назначение прав отдельным пользователям вручную может быть трудоёмким и подверженным ошибкам. Группы позволяют автоматизировать эти процессы, сокращая риск случайного предоставления или удаления прав.

Создание группы#

Перейдите в раздел Группы.
Нажмите на кнопку Создать группу.
В открывшемся окне укажите:
- Название группы
- Установите статус (по умолчанию Активная).
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Изменение статуса группы#

💡 Активная группа доступна для назначения права на просмотр или подпись документа.

Перейдите в раздел Группы.
Нажмите на название группы, статус которой необходимо изменить.
В открывшемся окне установите необходимый статус.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Управление участниками группы#

Перейдите в раздел Группы.
Выберите группу, состав которой нужно изменить.
В открывшемся окне настройте участников группы в разделе Участники:
- Удалите существующих участников,
- Укажите адреса электронной почты для добавления новых участников.
Чтобы пригласить человека, не зарегистрированного в системе, нажмите Пригласить в группу. Заполните форму: укажите email, имя и фамилию. Пользователь получит письмо-приглашение.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

💡 Все изменения автоматически применяются к документам, в которых эта группа используется.

Удаление группы#

Перейдите в раздел Группы.
Нажмите на название группы, которую необходимо удалить.
В открывшемся окне настройте нажмите кнопку Удалить.
Подтвердите действие в модальном окне.

🚨 Удалённую группу невозможно восстановить. Все доступы, назначенные через группу, будут удалены.