Как подписать и зашифровать документ в «КриптоАРМ Документы»#

В этой инструкции вы узнаете, как подписывать и шифровать документы в КриптоАРМ Документы: от подготовки и назначения подписантов до проверки подписи, создания печатной формы и шифрования файлов.

Содержание:

Подпись документа
Действия с подписанным документом
Шифрование документа
Смотрите также

Подпись документа#

Обзор возможностей#

В системе предусмотрено два варианта действий в зависимости от того, есть ли у вас подпись или вы хотите создать её прямо сейчас.

Подписание через приложение КриптоАРМ
- Подписание выполняется напрямую из интерфейса сервиса.
- Доступно групповое подписание файлов.
- Используется отсоединённая подпись со стандартом CAdES-BES.
- Файл подписи автоматически прикрепляется к документу.
Подробнее об этом способе →
Загрузка готового файла подписи

Если документ уже был подписан в сторонней системе, вы можете загрузить файл подписи вручную.
- Подпись появится во вкладке Подписи документа.
- При загрузке выполняется автоматическая проверка действительности подписи.
Подробнее об этом способе →

Настройка документа перед подписью#

Настройки подписания#

Перед отправкой на подпись рекомендуется настроить порядок подписания и уведомления:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ → вкладка Общие сведения раскройте блок Настройки подписания.
Выберите режим подписи:
- Параллельный: Подходит для договоров, где две или более сторон должны подписать финальную версию одновременно. Каждый подписант видит документ и может поставить подпись независимо от других.
- Последовательный (Цепочка): Необходимо для внутренних согласований (например, «Юрист → Руководитель»). Документ движется по очереди: следующий участник видит документ и может подписать его только после того, как это сделал предыдущий.
Настройте уведомления:
- Отправлять уведомления: Автоматически рассылает пользователям с доступом email-уведомления о новых комментариях и подписях.
- Уведомлять, когда все подписали: Автоматически уведомляет владельца документа после завершения подписания всеми участниками.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Назначение подписантов документа#

Чтобы назначить пользователей, имеющих право подписи:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Доступы.
В блоке Пользователи, имеющие право подписи введите адрес электронной почты пользователя или название группы.
Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Файл станет доступен указанным пользователям в разделе Документы, они получат email с запросом подписания и прямой ссылкой, а система зафиксирует действие в Журнале событий.

Письмо с запросом подписания

Подпись документа через КриптоАРМ#

Что потребуется#

Для подписания документов через КриптоАРМ необходимо:

Установленное приложение КриптоАРМ и криптопровайдер КриптоПро CSP,
Действующая лицензия на КриптоПро CSP,
Действующая лицензия на КриптоАРМ,
Личный сертификат для подписи.

🔍 Подробнее: Официальная документация КриптоАРМ

Пошаговая инструкция#

Шаг 1. Выберите документы для подписания#

Для подписи одного файла:

Откройте документ любым из способов:
- Перейдите по ссылке из письма,
- Откройте раздел Документы, найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Подписи.
Нажмите на кнопку Подписать → через КриптоАРМ.

Для групповой подписи:

Перейдите в раздел Документы.
Отметьте документы, которые необходимо подписать.
Выберите действие Подписать выбранные на панели действий.

Шаг 2. Подтвердите запуск приложения#

Предоставьте разрешение на открытие приложения КриптоАРМ в окне браузера.
Предоставьте доступ к приложения КриптоАРМ.

Шаг 3. Выполните подписание в мастере#

Выберите личный сертификат.
Укажите папку для сохранения результатов, если необходимо сохранить копию на компьютер.

🔍 Подробнее о подписи файла в КриптоАРМ читайте на портале документации cryptoarm.ru
Нажмите Выполнить.
Проверьте данные в окне подтверждения и нажмите Подтверждение.

После подтверждения будет запущено выполнение операции.

Результат#

Операция подписи выполняется через КриптоАРМ со стандартом CAdES-BES в формате отсоединённой подписи.
Файл подписи появляется во вкладке Подписи.
Статус документа обновляется на Подписан 1 стороной или Подписан 2 сторонами (если документ содержит 2 подписи).
Автор получает email-уведомление, а операция фиксируется в Журнале событий.

💡 Для преобразования подписи до стандарта CAdES-T, CAdES-X Long Type 1 или CAdES-A воспользуйтесь сервисом Усовершенствование подписи.

Загрузка файла подписи#

💡 Если документ уже был подписан в сторонней системе, вы можете загрузить файл подписи. При загрузке выполняется автоматическая проверка подписи по встроенным корневым сертификатам.

Чтобы загрузить файл подписи:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Подписи.
Нажмите на кнопку Подписать → Загрузить подпись.
В открывшемся окне файлового менеджера выберите файл подписи .sig, .p7s, .sgn, .sign, .bin.
Сервис выполнит проверку подписи:
- Если подпись действительна — файл подписи будет сохранён во вкладке Подписи, а статус документа обновится.
- Если подпись недействительна, появится ошибка, и файл не загрузится.

После успешной загрузки подписи все пользователи с доступом к документу получат email-уведомление, а операция будет зафиксирована в Журнале событий.

Действия с подписанным документом#

Проверка электронной подписи#

Чтобы проверить подпись:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Подписи.
Вызовите меню действий для подписи.
Выберите действие Проверить подпись.

Откроется окно с отчетом о проверке электронной подписи.

💡Отчет можно распечатать или скачать на устройство.

Скачивание файла подписи#

Вы можете скачать файл отсоединённой подписи для передачи в другую систему или архивирования:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Подписи.
Вызовите меню действий для подписи.
Выберите действие Скачать подпись.

Будет запущена загрузка файла с отсоединенной подписью.

🔍 Для скачивания исходного подписанного документа воспользуйтесь инструкцией Скачивание файла.

Создание печатной формы со штампом#

📌 Печатная форма - копия исходного документа с графическим штампом подписи. В такой копии присутствует только визуальное представление штампа, а сама электронная подпись отсутствует.

Чтобы создать печатную форму:

Перейдите в раздел Документы.
В списке документов найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Подписи.
Вызовите меню действий для подписи.
Выберите действие Добавить штамп.

Откроется окно с печатной формой.

Пример графического штампа:

💡 Печатную форму можно распечатать или скачать на устройство.

Шифрование документа#

Шифрование файла#

В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ → Общие сведения нажмите на кнопку Зашифровать.
В окне Зашифровать документ укажите сертификаты получателей .cer по кнопке Загрузить сертификаты и нажмите кнопку Зашифровать.
Дождитесь окончания операции.

В результате зашифрованный файл будет сохранен в корневой папке, а к названию файла будет добавлен текст _encrypted.

Просмотр сертификатов шифрования#

В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
В открывшейся форме Редактировать документ → Общие сведения раскройте блок Метаданные файла.