Как работать с документами в «КриптоАРМ Документы»#

В этой инструкции вы узнаете, как работать с документами в КриптоАРМ Документы: загружать файлы, управлять версиями, настраивать права доступа и организовывать хранение. Освойте все возможности системы для удобной совместной работы и быстрого поиска нужных документов.

Содержание:

• Создание и загрузка документов
• Управление версиями
• Совместная работа
• Организация хранения
• Поиск и навигация
• Смотрите также

Создание и загрузка документов#

Создание папки#

1. Перейдите в раздел Документы.
2. При необходимости перейдите в нужную родительскую папку.

3. Нажмите на кнопку Создать папку на панели действий.

   

4. В открывшемся окне укажите название папки и нажмите Сохранить.

   

   Новая папка отобразится в текущей директории, вы увидите подтверждающее уведомление, а действие будет записано в Журнале событий.

Загрузка файлов#

1. Перейдите в раздел Документы.
2. Откройте папку, в которую необходимо загрузить файлы.

3. Нажмите на кнопку Загрузить на панели действий.

   

4. В открывшемся окне файлового менеджера выберите файлы.

5. Дождитесь окончания загрузки.

   После загрузки в нижней части экрана появится уведомление с количеством загруженных файлов, которые автоматически сохранятся в текущей папке со статусом «Новый», а действие будет записано в Журнал событий.

   

Редактирование сведений о файле#

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название.

2. В открывшейся форме Редактировать документ внесите изменения:

   • Название — Отображаемое имя файла,
   • Описание — Дополнительная информация.

   

3. Нажмите Сохранить в нижней части формы.

После сохранения форма закроется, вы вернётесь к списку документов с уведомлением об успешном обновлении. Изменения сразу отобразятся в системе, станут доступны для пользователей с соответствующими правами доступа и будут зафиксированы в Журнале событий.

⚠️ Важно: Редактирование метаданных не изменяет содержимое самого файла.

Просмотр файла#

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.

2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Общие сведения и нажмите на кнопку Просмотреть.

   

📌 Особенности работы:

• Поддерживаются форматы .pdf, .jpeg
  
• Просмотр возможен без скачивания файла на устройство
  
• Время открытия зависит от размера файла и скорости соединения

📌 Некоторые форматы (например, .docx) можно просмотреть только после скачивания.

Пример файла:

💡 Документ можно распечатать или скачать на устройство.

Скачивание файла#

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.

2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Общие сведения и нажмите на кнопку Скачать.

   Запустится загрузка файла.

   

Удаление файла#

Для удаление одного файла:

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
2. В открывшейся форме Редактировать документ нажмите кнопку Удалить.
3. Подтвердите действие в модальном окне.

Для группового удаления:

1. Перейдите в раздел Документы.
2. Отметьте документы, которые необходимо удалить.
3. Выберите действие Удалить выбранные на панели действий.
4. Подтвердите действие в модальном окне.

Управление версиями#

💡 Актуальная версия документа - это текущая рабочая редакция файла, используемая по умолчанию при всех операциях. Система сохраняет историю всех изменений, позволяя возвращаться к предыдущим версиям и отслеживать изменения документа.

Выбор актуальной версии#

💡 Убедитесь, что в загружена актуальная версия документа.

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Версии.

3. Выберите файл с актуальной версией текущего документа из выпадающего списка.

   

4. Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Выбранный файл станет актуальной версией документа, а предыдущая редакция сохранится в списке версий.

Работа с версиями#

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.
2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Версии.

3. В блоке Предыдущие версии документа будет отображен список всех сохраненных версий.

   

💡 Для перехода к конкретной версии используйте кнопку Просмотреть.

Совместная работа#

Настройка прав доступа к файлу#

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.

2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Доступы.

   

3. В блоке Пользователи, имеющие доступ выберите пользователя или группу.

4. Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Файл станет доступен выбранным пользователям в разделе Документы, они получат email-оповещение с прямой ссылкой на файл, а действие будет зафиксировано в Журнале событий.

Настройка доступа к папке#

1. В разделе Документы перейдите в папку, которую необходимо удалить.
2. Нажмите на название папки в меню навигации.

3. В открывшейся форме Редактировать папку укажите адреса электронной почты пользователей, которым необходимо предоставить доступ.

   

4. Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Добавление комментария#

📌 Комментарии — это виртуальные «заметки на полях» для командной работы, согласований и истории изменений документа. Они помогают согласовывать правки, фиксировать важные пометки и оставлять пояснения к файлам.

1. В разделе Документы найдите нужный файл и нажмите на его название или иконку.

2. В открывшейся форме Редактировать документ перейдите на вкладку Комментарии.

   

3. Введите текст комментария и нажмите Отправить.

Комментарий сохраняется во вкладке Комментарии, а все пользователи с доступом к документу получают email-уведомление с данными об авторе, дате, тексте сообщения и ссылкой на документ.

📌 Комментарии нельзя удалить или редактировать после отправки.

Организация хранения#

Редактирование сведений о папке#

Чтобы отредактировать название и описание папки:

1. В разделе Документы перейдите в папку, которую необходимо отредактировать.
2. Нажмите на название папки в меню навигации.

3. В открывшейся форме Редактировать папку укажите:

   • Новое название,
   • Новое описание.

4. Нажмите Сохранить в нижней части формы.

Удаление папки#

Чтобы удалить папку:

1. В разделе Документы перейдите в папку, которую необходимо удалить.
2. Нажмите на название папки в меню навигации.
3. В открывшейся форме Редактировать папку нажмите Удалить в нижней части формы.
4. Подтвердите действие в модальном окне.

Поиск и навигация#

1. Поиск:

   • По названию документа (полнотекстовый поиск)
   • По системному номеру
   • По имени подписанта

2. Настройка отображения

   Доступны два режима просмотра:

   • Режим карточек
   • Табличный режим

3. Сортировка документов

   Доступна по следующим параметрам:

   • Дата (создания/изменения)
   • Название (А-Я, Я-А)
   • Номер документа
   • Версия
   • Владелец/автор
   • Размер файла

4. Фильтрация:

   • По статусу (новый, подписан всеми, На подписании у 1 стороны, На подписании у 2 стороны)
   • Дате создания с/по
   • По имени подписанта

Смотрите также#

• Как подписать и зашифровать документ
• Как настроить группы пользователей
• Как работать с журналом событий