Руководство администратора модуля КриптоАРМ Документы#

В этом руководстве вы узнаете, как работать с модулем КриптоАРМ Документы для CMS 1С-Битрикс: загружать и структурировать документы, подписывать и проверять подпись, отправлять файлы пользователям интернет-магазина.

Руководство поможет быстро освоить интерфейс администратора и эффективно организовать электронный документооборот на сайте.

Содержание:

• Размещение интерфейсов администратора
• Описание разделов модуля
• Функции модуля

⚠️ Важно:

• Функции Подпись и Проверка подписи выполняются через программное обеспечение КриптоАРМ версии 6.2 и выше, установленное на рабочем месте пользователя.
• Для работы с алгоритмами ГОСТ требуется установленный криптопровайдер КриптоПРО CSP.
• Сайт должен работать по защищённому протоколу HTTPS.

Размещение интерфейсов администратора#

Чтобы попасть в интерфейс администратора модуля КриптоАРМ Документы:

1. Выбрать вкладку Администрирование сайта CMS 1С-Битрикс.
2. В боковом меню выбрать Сервисы.
3. В открывшемся списке выберите модуль КриптоАРМ Документы.

4. При нажатии откроется список разделов модуля.

   

Описание разделов модуля#

Раздел «Все документы»#

Раздел Все документы предназначен для управления всеми загруженными в модуль документами.

Содержит:

• Список документов,
• Групповые действия,
• Фильтр,
• Форму добавления документов.

Список документов#

Документы отображаются в виде таблицы со следующими колонками:

• Чекбокс — выбор одного или нескольких документов.
• Меню действий — вызов операций над документом.
• ID — уникальный идентификатор документа в модуле.

• Название документа, включает:

  • кнопку Проверить подпись,
  • ссылку для скачивания файла.

• Информация о сертификате подписи — сведения о подписях документа:

  • дата и время подписи,
  • наименование сертификата,
  • владелец сертификата.

• Тип документа:

  • Документ — не содержит подписи;
  • Подписанный документ — содержит минимум одну подпись;
  • Заблокирован — отправлен на подпись и временно недоступен для повторной отправки.

• Дата загрузки — дата и время загрузки на сайт.

• Дата последней подписи — дата и время последнего подписания.

Групповые действия#

Групповые операции выполняются стандартными средствами CMS 1С-Битрикс.

Действие применяется:

• либо к отмеченным документам,
• либо ко всем документам текущего отфильтрованного списка.

Доступные групповые действия:

• Подписать — отправить выбранные документы на подпись (см. Подпись документов);
• Разблокировать — снять блокировку (см. Разблокирование документов);
• Удалить — удалить документы (см. Удаление документов).

Фильтр списка документов#

Форма фильтров списка реализована стандартными средствами CMS 1С-Битрикс.

Доступны параметры:

• ID документа — идентификатор документа в модуле КриптоАРМ Документы,
• Название документа — наименование документа, указанное при загрузке в модуле, по умолчанию используется имя файла,
• Информация о сертификате подписи — информация содержащаяся в сертификате подписанта,
• Тип документа — возможны варианты «Документ» и «Подписанный документ»,
• Статус документа — возможны варианты «Заблокирован», «Подпись отменена» и «Ошибка подписи».

Добавление документов#

💡 Совет: Можно загрузить до 5 файлов одновременно.

Чтобы добавить документ:

1. Перейдите в раздел Все документы.
2. Нажмите кнопку Добавить документы.

3. В открывшейся форме загрузите до 5 файлов одновременно:

   • Нажмите Добавить файл для вызова окна выбора файла на устройстве,
   • При необходимости укажите Параметр и Значения для присвоения загружаемым файлам собственных атрибутов, которые впоследствии можно использовать для реализации различных бизнес-процессов с документами.
   • Укажите директорию, в которую будет сохранен файл в рамках иерархической структуры CMS 1С-Битрикс.

   

4. Нажмите Сохранить в форме загрузки.

Раздел «Документы пользователей»#

Раздел Документы пользователей содержит:

• Список документов с привязкой к пользователям
• Действия с документами пользователя
• Фильтр
• Форму добавления документов пользователям

Список документов пользователя#

На этой странице отображаются документы с привязкой к определенным пользователям CMS 1С-Битрикс.

Список содержит следующие колонки:

• Чекбокс, для выделения элемента списка
• Кнопка для вызова меню действий с документами ,
• ID — идентификатор документа в модуле КриптоАРМ Документы

• Имя пользователя содержит:

  • имя и фамилию пользователя в CMS 1С-Битрикс (если соответствующие поля были заполнены в профиле пользователя),
  • логин пользователя в CMS 1С-Битрикс (является ссылкой на страницу «Профиль пользователя»),
  • адрес электронной почты пользователя,

• Документы содержит перечень документов прикрепленных к заказу:

  • кнопка вызова функции Проверки подписи ,
  • имя документа (является ссылкой для загрузки документа),
  • тип и статус каждого документа.

Действия с документами пользователя#

Групповые действия над элементами списка реализованы стандартными механизмами CMS 1С-Битрикс.

Выбранное действие применяется либо для элементов списка помеченных чекбоксами, либо для всех элементов отфильтрованного списка.

Доступные групповые действия:

• Подписать — отправить выбранные документы на подпись (см. Подпись документов);
• Разблокировать — снять блокировку (см. Разблокирование документов);
• Удалить — удалить документы (см. Удаление документов).

Фильтр списка документов пользователя#

Форма фильтров списка реализована стандартными механизмами CMS 1С-Битрикс.

Доступна фильтрация списка по следующим параметрам:

• ID пользователя — уникальный цифровой идентификатор пользователя в CMS 1С-Битрикс,
• Имя пользователя в CMS 1С-Битрикс (поиск осуществляется и по имени и по фамилии),
• E-Mail пользователя,
• Название документа,
• Тип документа — возможны варианты «Документ» и «Подписанный документ»,
• Статус документа — возможны варианты «Заблокирован», «Подпись отменена» и «Ошибка подписи».

Добавление документов пользователям#

Интерфейс служит для загрузки документов в модуль КриптоАРМ Документы для дальнейшей работы с ними: подписи, проверки подписи, отправки документов электронным письмом.

Интерфейс вызывается нажатием кнопки Добавить документы пользователям в разделе Все документы.

Интерфейс отображает форму для одновременной загрузки до 5-ти файлов.

Форма загрузки документов содержит поля:

• кнопка Добавить файл — вызывает окно выбора файла на рабочем месте пользователя для загрузки,

  В случае, если пользователь ошибся с выбором файла, то он имеет возможность повторно нажать на данную кнопку для перевыбора загружаемого документа.

• поле указания ID пользователя для загружаемого файла,

• кнопка выбора пользователя из списка пользователей сайта (при выборе пользователя из списка его ID автоматически проставится в предыдущее поле).

• поле выбора директории для указания директории, куда будет сохранен файл в рамках иерархической структуры CMS 1С-Битрикс, отличной от директории указанной в настройках модуля «по умолчанию»

  

Загрузка документов выполняется автоматически при нажатии кнопки Сохранить.

Раздел «Документы по заказам»#

Раздел меню Документы по заказам доступен при установленном модуле Интернет-магазин.

Данный раздел содержит:

• Список документов с привязкой к заказам,
• Действия с документами по заказам,
• Фильтр,
• Добавление документов.

Список документов по заказам#

Данный список состоит из элементов, содержащих информацию о загруженных документах с привязкой к заказам

Список содержит колонки:

• Чекбокс для выделения элемента списка,
• Кнопка вызова меню действий с элементом списка,
• Номер заказа — номер заказа в модуле Магазин (является ссылкой на страницу «Редактирование заказа»),
• Статус заказа — статус заказа в модуле Магазин,

• Покупатель содержит:

  • имя и фамилия пользователя в CMS 1С-Битрикс (если соответствующие поля были заполнены в профиле пользователя, являющегося покупателем),
  • логин пользователя в CMS 1С-Битрикс (является ссылкой на страницу «Профиль пользователя»),
  • e-mail пользователя,

• Статус письма содержит статус почтового отправления с файлами заказа,

• Документы содержит перечень документов прикрепленных к заказу:

• кнопка вызова функции «Проверки подписи» ,
• имя документа является ссылкой для загрузки документа,
• текущий статус документа в бизнес-процессе «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина».

Документ может иметь один из следующих статусов:

• Требуется подпись — документ не содержит подписи,
• Подписан продавцом — документ содержит подпись администратора интернет-магазина,
• Подписан клиентом — документ содержит подпись покупателя,
• Подписан обеими сторонами — документ содержит подписи с обеих сторон.

Действия с документами по заказам#

Групповые действия над элементами списка реализованы стандартными механизмами CMS 1С-Битрикс.

Выбранное действие применяется либо для элементов списка помеченных чекбоксами, либо для всех элементов отфильтрованного списка.

Доступные групповые действия:

1. Подписать — отправить на подпись все выделенные файлы,
2. Разблокировать — разблокировать все выделенные файлы,
3. Отправить документы покупателю — отправить документы прикрепленные к заказу электронным письмом на адрес указанный в профиле пользователя,
4. Удалить — удалить все выделенные документы.

Фильтр списка документов по заказам#

Форма фильтров списка реализована стандартными механизмами CMS 1С-Битрикс.

Доступна фильтрация списка по следующим параметрам документа:

• Номер заказа — номер заказа в модуле Магазин,
• Статус заказа — статус заказа в модуле Магазин,
• E-Mail покупателя,
• Имя покупателя,
• Фамилия покупателя,
• Статус письма — статус почтового отправления, возможные варианты: «Письмо не отправлено», «Письмо отправлено» и «Письмо отправлено и прочитано»,
• Статус документа — статус документа в Бизнес-процессе «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина».

Добавление документов к заказам#

💡 Совет: Можно загрузить до 5 файлов одновременно.

Чтобы добавить документ:

1. Перейдите в раздел Документы по заказам.
2. Нажмите кнопку Добавить документы к заказам.

3. В открывшейся форме загрузите до 5 файлов одновременно:

   • Нажмите Добавить файл для вызова окна выбора файла на устройстве,
   • При необходимости укажите Номер заказа для присвоения загружаемому файлам собственных атрибутов, которые впоследствии можно использовать для реализации различных бизнес-процессов с документами.
   • Укажите директорию, в которую будет сохранен файл в рамках иерархической структуры CMS 1С-Битрикс.

4. Нажмите Сохранить в форме загрузки.

Функции модуля#

⚠️ Примечание: Убедитесь, что приложение КриптоАРМ запущено.

Подпись документов#

1. Откройте один из разделов модуля.

2. Выполните одно из действий:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Подписать.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив документов, которые необходимо подписать, и выберите групповое действие Подписать.

3. Текущий интерфейс модуля заблокируется с помощью модального окна, а все выбранные документы появятся в окне приложения КриптоАРМ.

   

   ⚠️ Примечание: Для отмены операции нажмите кнопку Отменить в модальном окне блокировки интерфейса, либо в приложении КриптоАРМ.

   

4. Выберите сертификат подписи. Для этого нажмите Редактировать на панели с сертификатом и в открывшемся окне и выберите необходимый сертификат из списка.

5. При необходимости установите настройки сохранения копии результатов операции в блоке Сохранение результатов.
6. Нажмите Выполнить и подтвердите действие в модальном окне.

Проверка подписи документов#

1. Откройте один из разделов модуля.

2. Выполните одно из действий:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Проверить подпись.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив подписанных документов и выберите групповое действие Проверить подпись.

3. Текущий интерфейс модуля заблокируется с помощью модального окна, а все выбранные документы появятся в окне приложения КриптоАРМ.

4. Статус подписи документа отобразится на панели с документом. Для просмотра детальной информации нажмите кнопку Подробно на панели действий.

Разблокирование документов#

Документ, отправленный на подпись в приложении КриптоАРМ, автоматически блокируется. Его нельзя повторно отправить на подпись, пока он не будет подписан в этом приложении.

Иногда требуется снять блокировку с документа. Например, если один из пользователей отправил его на подпись, но не подписал. Для таких ситуаций предусмотрена функция Разблокировать.

Чтобы разблокировать документ:

1. Отметьте один или несколько документов.

2. Выполните разблокировку документа одним из способов:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Разблокировать.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив документов и выберите групповое действие Разблокировать.

Скачивание протокола#

Протокол содержит информацию как о самом документе, так и о сертификате его электронной подписи (в случае, если документ был подписан).

Чтобы скачать протокол:

1. Откройте один из разделов модуля.
2. Вызовите меню действий с документом.
3. Выберите действие Скачать протокол.

После клика по наименованию пункта происходит скачивание файла-протокола выбранного документа.

Пример протокола:

Удаление документов#

⚠️ Примечание: Удаление необратимо. Файл документа будет удален из всех разделов модуля.

Чтобы удалить документ:

1. Откройте один из разделов модуля.

2. Выполните удаление документа одним из способов:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Удалить.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив подлежащих удалению документов и выберите групповое действие Удалить.

Отправка документов по почте#

Отправка документов на e-mail доступна из раздела Документы пользователей. Это действие отсылает все документы, привязанные к одному или нескольким пользователям на произвольный адрес электронной почты.

Чтобы отравить документы по почте:

1. Откройте один из разделов модуля.

2. Выполните действие одним из способов:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Отправить документы на e-mail.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив документов, которые необходимо отправить, и выберите групповое действие Отправить документы на e-mail.

3. Укажите адрес электронной почты в появившемся окне.

Отправка документов покупателю#

Отправление писем доступно только со страницы Документы по заказам и связано с модулем Интернет-магазин. Это действие отсылает все документы, привязанные к одному или нескольким заказам на электронный ящик пользователя CMS 1С-Битрикс, совершившего этот заказ.

Чтобы отравить документы покупателю:

1. Откройте один из разделов модуля.

2. Выполните действие одним из способов:

   • Для одного документа: вызовите меню действий с документом и выберите действие Отправить документы покупателю.
   • Для нескольких документов: установите флажки напротив документов, которые необходимо отправить, и выберите групповое действие Отправить документы покупателю.

3. Сразу после отправки документов в колонке Статус письма у заказа меняется значение с Письмо не отправлено на Письмо отправлено.

Когда клиент получит письмо и откроет его, чтобы скачать файлы, модуль отметит это, изменив статус на Письмо отправлено и прочитано.

Смотрите также#

• Установка и настройка КриптоАРМ Документы
• Руководство пользователя модуля КриптоАРМ Документы
• Руководство разработчика модуля КриптоАРМ Документы